La conciliation des comptes clients

La conciliation est une action simple qui permet de lier un paiement à une ou des factures. Amilia a réussi à développer une forme de conciliation plus complète qui vous permet de lier un paiement à un ou des ITEMS de factures, et ce que ce soit avec une ou plusieurs factures.

COMMENT LA CONCILIATION PAR ITEM DE FACTURE VA ME FAIRE SAUVER DU TEMPS?

La conciliation par item de facture et l’utilisation de poste comptable vous permettront d’avoir :

  • Des rapports plus détaillés;
  • Des rapports de paiements vous indiquant la somme payée;
  • Des reçus d’impôts (RL-24 pour le Québec) plus représentatifs.

COMMENT FONCTIONNE LA CONCILIATION ?

Dans un premier temps, la conciliation va s’effectuer automatiquement lors de certaines conditions. De cette façon, nous réduisons considérablement les manipulations manuelles.

Voici comment le comportement de la conciliation à travers la plateforme Amilia fonctionne :

Lors d’un achat fait sur la boutique en ligne

Que ce soit par un client ou par un Administrateur,

Si l’achat est payé en entier

  • La conciliation par item de facture se fera automatique.

Si l’achat est payé par versement

  • La conciliation par item de facture se fera automatiquement pour le premier paiement.
  • La conciliation par item de facture se fera automatiquement pour les versements futurs.

Lors d’un paiement fait au compte par un CLIENT.

Si le paiement fait est égal au solde du compte

  • La conciliation par item de facture se fera automatique

Si un paiement partiel est fait au compte

  • La conciliation par item de facture NE SERA PAS Un administrateur devra faire la conciliation par item de facture manuellement puisque le système ne peut pas deviner à quel item de facture le paiement doit être associé.

Lors d’un paiement fait par un Administrateur au compte d’un client.

L’administrateur aura toujours le choix de faire OU de ne pas faire la conciliation lorsqu’il ajoute un paiement.

NOTE :  Si la conciliation n’est pas faite lors de l’ajout du paiement, la conciliation ne pourra pas être reflété dans les rapports financiers. C’est pourquoi il est important de s’assurer que chaque paiement soit concilié.

À cet effet, vous avez à votre disposition un sous-onglet sous Client intitulé : Paiements non conciliés. Ce sous-onglet vous dresse une liste avec tous les paiements qui n’ont pas été conciliés.

COMMENT FAIRE LA CONCILIATION PAR ITEM DE FACTURE ?

En accédant au compte d’un client, sous l’onglet Compte > Facturation :

  • Accéder soit à la facture à concilier ou au paiement à concilier
  • Cliquer sur le signe +

  • Cliquer sur « conciliation »

  • Sélectionner la facture à concilier

  • Entrer les montants pour chaque item à concilier et sauvegarder

 

 

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