Trucs et conseils pour répondre à vos questions post-inscription

Le mois dernier nous avons mis un article à votre disposition afin de vous aider à être prêt lors de votre période d’inscription. Maintenant que votre période d’inscription s’est bien déroulée et que vos clients sont inscrits à vos activités, il se peut que certaines erreurs se soient glissées ou des modifications à faire au dossier. Ne vous en faites pas! L’article qui suit vous permettra d’apprendre comment corriger ces erreurs en quelques clics seulement et nous allons vous faire part de bonnes pratiques à avoir.

 

Si vos inscriptions n’ont pas encore eu lieu, vous pouvez toujours consulter : Soyez prêt et confiant pour vos inscriptions!

 

En premier lieu, nous allons énumérer quelques modifications à effectuer qui peuvent survenir lors d’une période d’inscription. Chaque situation sera suivie d’une solution afin que vous puissiez y remédier le plus rapidement possible.

 

  1. Un client s’est trompé dans le choix de ses activités à l’inscription

Lorsqu’une situation comme celle-ci se présente, il est possible d’appliquer un remplacement d’activité dans le compte du client. Le remplacement consiste à faire le changement d’activité à laquelle le client était inscrit pour la bonne activité, cependant si l’activité choisie est plus dispendieuse le client devra payer la différence. Dans le cas contraire, si le cout de l’activité est moindre le montant excédant peut être remboursé ou crédité. Vous pouvez toujours aller voir les étapes afin d’appliquer un remplacement dans l’article : Comment remplacer une activité.

  1. Un client souhaite annuler son inscription et être remboursé

Si votre client respecte vos conditions d’annulation et de remboursement, il est possible d’annuler son inscription à l’activité et émettre un remboursement. De plus, si votre client a payé avec une carte de crédit le montant est remboursé directement sur sa carte. Il est également possible d’y ajouter des frais d’annulation selon votre politique d’annulation.

Pour connaître les étapes à suivre, allez consulter notre article : Annuler un achat et émettre un remboursement

 

  1. Un client désire avoir des paiements par versement personnalisé

Il se peut qu’un de vos clients vous demande de faire des paiements par versement, mais que la solution désirée ne s’offrait pas à lui lors de l’achat. En tant qu’administrateur, il est possible de créer une option de paiement par versement personnalisé à votre client à partir du menu déroulant opération dans le compte du client (Opération > effectuer un paiement > Versements).

 

 

Heureusement que ce ne sont pas toujours des erreurs qui se produisent! C’est pourquoi nous allons vous transmettre quelques bonnes pratiques à garder en tête suite à une période d’inscription afin de vous aider à sauver du temps.

 

  1. Comment gérer sa liste d’attente ?

À partir de l’onglet activité > inscription, il est possible d’avoir accès à votre liste d’attente si vous l’avez activé bien sûr, vous pouvez toujours consulter l’article créer une liste d’attente pour en connaître davantage.

Lorsque vous vous retrouvez sur la liste d’attente d’une activité, vous êtes en mesure d’inscrire le client à l’activité si une place se libère, vous pouvez également retirer un nom de la liste et il est possible d’envoyer un courriel aux clients sélectionnés afin de les informer. Je vous invite à consulter notre article gérer une liste d’attente si vous n’êtes pas déjà familier avec cette fonction.

 

  1. Vous aimeriez savoir qui est présent à chaque cours.

Il n’y a pas de problème Amilia vous permet de générer une liste de présence électronique, cependant si vous préférez l’avoir en version papier il est également possible d’imprimer cette liste sous forme de tableau Excel. De cette façon, vous pouvez garder un contrôle et connaître les personnes qui se présentent à chaque classe. Allez en apprendre davantage en consultant notre article : utiliser la liste de présence électronique

 

De plus, il est possible d’exporter un rapport Excel qui vous permet de voir chaque personne qui sont inscrit à votre activité. Ce rapport est accessible en cochant la case devant le nom de l’activité et ensuite en ouvrant le menu déroulant opération pour finir en sélectionnant Résumé de sélection. Vous allez avoir deux choix soit la version standard ou la version détaillée. La version standard comporte seulement le nom de famille et le prénom, tandis que dans la version détaillée vous pouvez ajouter des informations supplémentaires telles que le téléphone, le genre, etc. 

  1. Une de vos activités n’a pas eu assez d’inscriptions ?

En premier lieu, si le nombre d’inscriptions n’est pas celui désiré, nous avons conçu une option pour partager votre activité via le réseau social Facebook. Ce type d’action peut amener d’autres gens à s’inscrire à votre activité afin d’obtenir un nombre suffisant pour que votre activité ait lieu.

Si jamais vous n’obtenez pas un nombre d’inscriptions suffisant, il est toujours possible d’annuler l’activité. Avant de procéder à l’annulation de votre activité, il est important d’aviser les clients inscrits. Ensuite, vous pourrez passer à la désinscription et au remboursement de ceux-ci. Une fois que l’activité ne possède plus d’inscriptions, vous pouvez à partir de l’onglet Activité > Édition appliquer les changements à l’activité en question et mettre le statut d’annuler afin que vos clients ne soient plus en mesure de s’inscrire sur votre boutique.

  

  1. Convertir ses places de session en place à la carte

Suite à votre période de d’inscription, vous avez peut-être encore des places disponibles dans vos classes. Si vous offrez aussi des classes à la carte, saviez-vous que vous pouvez convertir en un seul clic toutes vos places restantes à la session en places à la carte? C’est simple, lorsque vous êtes dans votre page activité (inscriptions), vous sélectionnez vos activités avec des places restantes que vous désirez convertir. Puis, à partir du menu déroulant opération > Conversion des places de sessions, le changement sera appliqué.

 

 

 

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