Gestion d'accès 101

Veuillez noter que ce module est actuellement en phase BETA. Pour l’essayer, contactez-nous à l'adresse suivante : product@amilia.com et nous débloquerons le module pour vous.  

Ce nouveau module peut être utilisé pour effectuer un enregistrement et une sortie rapide de vos clients et obtenir facilement des informations sur les participants ou les parents qui viennent dans vos installations. Le module gestion d'accès fonctionne en collaboration avec le module d'affiliation, afin de permettre une numérisation rapide des cartes de membre ou des cartes virtuelles pour accorder ou refuser l'accès à vos clients aux installations.

Si vous ne possédez pas un scanneur, vous pouvez le faire manuellement en tapant le numéro d’identification. Le module vous permet également de suivre facilement les participants à vos activités, de surveiller la sortie des enfants, de contrôler les autorisations d’entrée et de sortie en fonction de l’affiliation, de l’activité et/ou du solde au compte.

 

CONFIGURATION  

Une fois activé, vous verrez apparaître cet onglet dans le menu de gauche.

 

  1. Vous pouvez créer vos premiers contrôles d'accès en cliquant sur  dans l'onglet Gestion d’accès
  2. Une fois votre contrôle d’accès configuré, il est possible d’apporter des modifications, par exemple, le nom pourrait être modifié pour le nom du plateau. Il est également possible de bloquer les entrées pour les clients avec des soldes impayés. Vous pouvez activer les entrées et les sorties pour les activités et sélectionner les affiliations et/ou les activités éligibles.

  1. Comme toujours, n'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder!

 

Note : Il n’y a pas de limites de contrôle, il est possible d’en créer autant que vous le souhaitez.

Maintenant que votre contrôle d’accès est créé, examinons de plus près les différentes fonctionnalités du module de gestion d’accès.

Cette fonctionnalité nécessite un scanneur pour assurer un fonctionnement fluide et idéalement une tablette pour compléter le tout. Cette configuration est disponible uniquement pour les configurations avec une affiliation pour ainsi laisser le droit d’entrée sur le plateau aux clients.

Lors de la numérisation de la carte de membre papier ou virtuelle, le système détectera si l’affiliation est valide. Si elle est éligible à rentrer sur le plateau, les informations du client, tel que son nom, son adresse, sa photo et la date d’expiration de sa carte de membre apparaitront à l’écran (tablette).

Pour avoir sa carte d'identité virtuelle, vos clients devront télécharger notre application Amilia pour iPhone ou l'application Amilia pour Google Play. Pour ce qui est du scanneur, nous recommandons le Scanneur de codes-barres NADAMOO QR, par contre ceci demeure qu’une suggestion.

Mise en place: Bonne nouvelle, la configuration du scanneur suggéré est assez simple, vous devez seulement brancher le scanneur dans votre port USB et le système le détectera. Ensuite, la numérisation peut commencer!

NOTE: La numérisation peut être faite à partir de l’onglet de monitorage, ensuite vous devrez cliquer sur « entrer le numéro d’identification » et le système sera en mesure de reconnaître la carte lors de la numérisation.

Accès autorisé : Lorsque l'accès est autorisé, vos clients verront apparaître un crochet vert afin de leur indiquer que leur affiliation est valide.

Accès refusé: Une X rouge apparaîtra sur la carte de membre du client lorsque l’accès est refusé, de plus, le motif du refus sera indiqué sous la carte de membre.

MONITORAGE

À partir de l’onglet monitorage, il est possible d’avoir le nom et l’Amilia ID pour chacun des clients entrés dans votre établissement. Ce n’est pas tout, vous aurez également le statut de l’affiliation ainsi que la photo du profil, le solde au compte (paiements postdatés inclus) et la date d’entrée. Cet onglet permet de scanner ou de rentrer manuellement le numéro d’affiliation de vos clients pour ainsi amasser cette information lors de leur entrée.

Par défaut, seules les entrées de la journée en cours s'affichent. Pour afficher les entrées précédentes, assurez-vous de modifier la date de début en utilisant l’ajout d’un filtre (voir photo ci-bas).

 

VUE D'ENSEMBLE

La vue d’ensemble vous permet d’avoir un résumé rapide des clients qui ne sont pas encore arrivés, de ceux qui se sont enregistrés et ceux, à la fin de la journée, qui ne sont toujours pas partis.

À noter que les listes de présence sont automatiquement mises à jour lors de l'enregistrement et qu’il est facile d’exporter les données sur un fichier Excel et/ou PDF.

 

SÉCURITÉ

Si la sécurité des entrées et des sorties des enfants est une de vos préoccupations, notre fonction de check-in / check-out vous aidera à atteindre cette sécurité. Les parents pourront avoir la tête reposée puisque lors de chaque entrée ou sortie le nom, le lien avec l’enfant et la photo du parent responsable seront affichés à l’écran.

Note : La liste des adultes responsables est générée à partir des informations R1 et R2 ainsi que des contacts d'urgence. Pour mettre à jour cette information, vous pouvez vous rendre dans le compte de vos clients sous la section « contacts ».

 

Le module gestion d’accès vous aidera à avoir une meilleure gestion de vos clients que ce soit pour gérer les entrées et les sorties, pour restreindre l’accès à vos plateaux et pour assurer une meilleure sécurité aux enfants. Pour plus d'informations, envoyez un courrier électronique à l'adresse suivante : support@amilia.com ou product@amilia.com

 

Pour savoir comment configurer vos adhésions et activer les cartes de membre, consultez l'article suivant ici: Cartes de membres

 

 

 

 

 

 

 

 

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