Votre horaire, votre configuration!

Vous avez des activités avec des horaires qui varient tout au long de la session et vous aimeriez pouvoir harmoniser vos divers horaires à la même activité.

L’horaire flexible des activités a été développé pour vous et va désormais pouvoir répondre à tous vos besoins!

Comment faire son premier horaire flexible ?

D’abord, remplissez la section « Information », en complétant toutes les sections avec un astérisque. Ensuite, la création de vos horaires peut commencer!

       Ajouter l’horaire

En cliquant sur « Ajouter horaire », la fenêtre dans laquelle l’édition de vos horaires sera faite apparaîtra. À partir de cette fenêtre, vous pourrez ajouter le nombre de récurrences désiré, entrer la date de début et de fin et assigner un plateau ainsi qu’un ou plusieurs membres du personnel.

NOTE : Je vous conseille de faire la création de vos membres du personnel ainsi que vos plateaux avant de vous lancer dans la création de vos horaires (pour ceux qui utilisent ce module). Sinon, jetez un coup d’œil à notre article : Comment créer un nouveau plateau, cela pourrait répondre à vos besoins. 

Quatre types d’occurrences s’offrent à vous :

  1. Une seule fois;
  2. Tous les jours;
  3. Toutes les semaines;
  4. Tous les mois.

Note : À partir de la récurrence, « Toutes les semaines » des ajouts de plages horaires peuvent être faites sachant que les heures peuvent varier d’une semaine à l’autre.

Ensuite, vous pouvez sélectionner à quel intervalle les récurrences vont se répéter. Voici quelques exemples, est-ce chaque semaine, aux deux semaines ou aux quatre semaines? À vous de décider !

Une fois votre premier horaire complété, appuyez sur « sauvegarder » !

À noter que vous pouvez ajouter plus d’un horaire pour une seule activité afin qu’elle convienne à vos besoins. Vous pouvez également assigner différents plateaux et personnel aux nouveaux horaires créés.

Par exemple, votre session offre un horaire d’entraînement, un horaire de compétition et des ateliers uniques, tous ces horaires peuvent facilement être ajoutés à l’activité en sélectionnant les bons types d’occurrences pour chaque horaire.

       Modifier les occurrences

Une fois vos horaires créés, il est maintenant temps de s’assurer que vos occurrences ne comportent pas conflits. En cliquant sur « cliquer ici pour modifier les occurrences » vous pouvez voir les paramètres de chaque occurrence et les modifier en cas de problème.

Deux types de filtres s’offrent à vous:

  • Par type d’occurrence :
    • Conflits: Ce filtre vous permet de voir toutes les occurrences ayant des conflits. Les conflits peuvent être causés soit par deux activités se retrouvant à la même heure, soit par deux activités ou occurrence se retrouvant avec le même plateau et/ou le même personnel. Ne vous en faites pas chaque conflit vous sera bien expliqué !
    • Jours fériés: En filtrant par jour férié, il est possible de déterminer si oui ou non l’occurrence aura lieu. Si elle a lieu, il n’y a rien à modifier, en revanche si l’occurrence n’a pas lieu, il faut cocher la case sous la colonne « Annuler ».
    • Occurrences modifiées: lorsque vous apporterez des modifications à une occurrence, il sera possible de voir toutes les modifications apportées en filtrant par « occurrences modifiées ».
  • Par date de début et de fin : Ce filtre vous permet de voir toutes les occurrences qui auront lieu sur une période déterminée.

À noter, il est possible de modifier les occurrences lorsque vous faites la création de vos horaires.

       Comment gérer ses conflits d’horaire?

Lors de la création de vos horaires, si par erreur vous entrez le même plateau qu’une autre activité ayant lieu à la même heure, le système vous avisera des conflits créés. 

En cliquant sur  vous pourrez voir toutes les occurrences qui entrent en conflit avec votre activité, de plus, si vous cliquez sur  une nouvelle fenêtre s’ouvrira vers l’activité causant le conflit.

Ensuite deux options s’offrent à vous :

  1. Vous pouvez cliquer sur « Cliquez ici pour modifier les occurrences » afin de corriger les conflits.
  2. Vous pouvez sauvegarder malgré les conflits et corriger les conflits à partir des autres activités.

NOTE : Si vous appuyez sur sauvegarder, vous pouvez toujours allez consulter vos occurrences et les modifier en cliquant sur « cliquez ici pour modifier les occurrences ».

À partir de cette vue, chaque occurrence avec un  sont les occurrences comprenant un conflit avec une autre activité. En cliquant sur le petit plus les détails s’afficheront. Il est également possible de modifier la date de début ou de fin, l’heure, le plateau et/ou le personnel selon la cause du conflit. Il est toujours possible d’annuler une occurrence en cochant la case sous la colonne « Annuler ».

 

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