Comment importer les données avec la méthode EXCEL

IMPORTANT : 

Lors de l’importation, les données existantes seront écrasées par les nouvelles données. Par contre, il sera possible d’inclure les données existantes au gabarit d’importation.

En cliquant sur , vous aurez de l’information pour utiliser cette méthode. 

 

Afin de ne pas perdre les données existantes il est recommandé d’utiliser « Télécharger les données actuelles ». En mettant un crochet dans la case , lorsque vous cliquerez sur , les données déjà importées seront ajoutées au gabarit d’importation.  

RECOMMANDATION : 

Lors d’une mise à jour des données déjà importées : 

Il est toujours possible de mettre à jour les données existantes afin de faire l’ajout de nouvelles données.  

Cette simple action vous empêche de perdre les données existantes et aussi d’être dans l’obligation d’entrer les anciennes données à nouveau afin de ne pas les effacer. Les données existantes apparaîtront dans le gabarit d’importation EN PLUS de vous permettre d’ajouter de nouvelles données au gabarit et d’importer à nouveau les données sans perdre les données qui avaient déjà été utilisées. 

GABARIT D’IMPORTATION SANS DONNÉES EXISTANTES

GABARIT D’IMPORTATION AVEC DONNÉES EXISTANTES

ID EXTERNE - obligatoire  

Cette colonne est la seule qui doit obligatoirement être utilisée. 

Dans cette colonne, vous entrez le numéro de carte de citoyen, le code personnel ou le numéro de carte de membre que vous aurez choisi, ou tout autre code de votre choix. 

Ce code sera demandé au client lors d’un achat où l’affiliation externe est obligatoire. Si vous fournissez ce code, assurez-vous de le divulguer à vos clients. Ce code peut être utilisé par les clients une seule et unique fois ; 2 clients ne peuvent pas avoir le même code. 

DATE DE NAISSANCE (AAAA/MM/JJ) – facultatif 

Si vous désirez que la date de naissance du client soit validée en plus du code, vous devez entrer celle-ci dans cette colonne. Le format a utilisé est AAAA/MM/JJ. 

En plus du code, la date de naissance sera demandée au client lors d’un achat où l’affiliation externe est obligatoire. 

TÉLÉPHONE – facultatif

Si vous désirez que le numéro de téléphone du client soit validé en plus du code, vous devez entrer celui-ci dans cette colonne.

En plus du code, le numéro de téléphone sera demandé au client lors d’un achat où l’affiliation externe est obligatoire.

DATE D’EXPIRATION - facultatif

Si la carte de citoyen, la carte de membre ou même le code que vous inventerez a une date d’expiration, il est recommandé de l’indiquer dans cette colonne.

De cette façon, une vérification de cette date sera effectuée lorsque le client procédera à un achat où l’affiliation externe est obligatoire. Si la date est passée, le client verra un message à l’écran l’informant de l’expiration de son code et devra renouveler sa carte ou son code pour avoir accès à l’activité.

Lorsque vous avez terminé de remplir le gabarit d’importation, enregistrez-le dans votre ordinateur.

Pour importer les données du fichier rempli, cliquez sur , et choisissez le gabarit d’importation que vous venez d’enregistrer dans votre ordinateur.

Pendant l’importation, vous verrez que le bouton change pour  ; lorsque le téléchargement sera terminé, les données apparaîtront telles qu’elles avaient été entrées dans le fichier.

Pour savoir comment rendre une affiliation externe obligatoire à l’achat d’une activité, cliquez ici.

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