Gestion manuelle de la facturation clients

Afin de bien comprendre comment fonctionne la gestion manuelle de la facturation de vos clients, vous devez d’abord bien saisir la différence entre les 2 concepts suivants :

Crédit : L’application d’un crédit est utilisée afin de réduire le solde actuel d’un client. Aucun paiement n’est retourné au client. Il ne s’agit que d’un ajustement de solde.

Remboursement : Le remboursement, qu’il soit appliqué lors d’une annulation ou non, est le retour au client d’une somme d’argent qu’il a déjà payée.

Ajouter un crédit :

  • Dans l’onglet Facturation du client, déployez le menu déroulant Opérations.
  • Choisir Ajouter un crédit
  • Remplissez correctement le formulaire de crédit
  • Si vous indiquez le montant exact du crédit, n’oubliez pas de cocher Taxes : Incluses.
  • Sauvegarder

Effectuer un remboursement :

  • Dans l’onglet Facturation du client, déployer le paiement que vous désirez rembourser.
  • Sur la droite, cliquez sur Remboursement.
  • Vous serez en mesure de rembourser le client directement sur sa carte de crédit.
  • Le montant du remboursement ne peut excéder le montant du paiement. Si vous désirez tout de même rembourser un montant plus grand, vous devez d’abord Ajouter un crédit, sous Opérations.

Il est possible d’effectuer un remboursement en utilisant le menu Opérations et Ajouter un remboursement, dans le cas où le remboursement ne serait pas relié à un paiement dans le compte. Toutefois, cette option n’est disponible que si le solde du client est créditeur. S’il ne l’est pas déjà, vous devez d’abord annuler un achat ou ajouter un crédit à ce montant puis procéder au remboursement.

Si le solde du client est à 0 $ :

Crédit : Si le solde du client est à 0 $ et que vous appliquez un crédit (Opérations > Ajouter un crédit) le solde sera alors créditeur de ce montant. Le client ne sera pas remboursé et le solde restera créditeur jusqu’à son prochain achat.

Remboursement : Si le solde du client est à 0 $, vous ne lui devez donc pas d’argent. Si vous ajouter un remboursement, le solde sera alors majoré de ce montant. Exemple de calcul : 0 $ + - 50 $ = 50$.

 

Renverser un crédit erroné :

Il n’est malheureusement pas possible de supprimer ou modifier un crédit. À cet effet, vous devez déployer le menu Opérations puis choisir Ajouter une facture afin d’ajouter un montant au solde. Si vous désirez ajouter un montant de crédit, choisissez plutôt Ajouter un crédit. Vous pouvez à cet endroit laisser une note explicative, si désiré.

 

Annuler un remboursement :

Si le remboursement a été créé dans la même journée, il n’a pas encore été acheminé à votre gestionnaire de compte marchand et peut donc être annulé. Déployez-le puis cliquez sur Annuler remboursement. Si malheureusement le délai est passé, vous ne pouvez l’annuler. Vous devrez alors Ajouter une facture afin de charger le client pour le montant total ou celui désiré.

 

Annuler un achat :

Les crédits et remboursements peuvent être entrés lors de l’annulation d’achats. Voici la marche à suivre :

  • Dans l’onglet Facturation du client, déployer la facture comprenant le ou les achats.
  • Sur la droite, cliquez sur Annuler/rembourser articles.
  • Cochez le ou les achats à annuler sous Annuler.
  • Remplissez la section de Crédit afin d’ajuster le solde. Vous pouvez ajouter un montant ou un pourcentage de pénalité.
  • Remplissez la section de remboursement, si vous désirez retourner un montant au client.

Dans le cas d’un changement d’activité et que le prix de la nouvelle inscription est le même ou sensiblement le même, vous n’êtes pas obligé de rembourser. N’entrez seulement que le crédit. Lorsque vous arriverez au paiement de la nouvelle inscription, le système vous demandera si vous désirez utiliser le crédit au dossier afin de payer. Notez que vous ne pouvez utiliser un crédit pour des paiements postdatés. C’est un ou l’autre.

Effectuer un paiement :

  • Dans l’onglet Facturation du client, déployer la facture que vous désirez payer.
  • Sur la droite, cliquez sur Effectuer un paiement.
  • Entrez le montant que vous désirez appliquer à la facture.
  • Choisissez le mode de paiement.
  • Entrez les informations du client relatives au paiement.
  • Pour des paiements postdatés, cochez dans le bas.
  • Si vous devez entrer plus d’un mode de paiement, vous devez Effectuer un paiement par mode de paiement.

Nous savons que la gestion de la facturation de vos clients est très sensible et repose beaucoup sur le cas pour cas. C’est pourquoi nous vous invitons à nous contacter immédiatement si vous doutez de la bonne marche à suivre, afin d’éviter de créer une succession d’erreurs dans le dossier de vos clients.

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