CE QU'IL FAUT SAVOIR
- Le module RESSOURCES doit préalablement avoir été activé pour vous. Vous pouvez à cet effet nous en faire la demande.
- Vous devez avoir préalablement créé des PLATEAUX dans le module RESSOURCES.
- Vous devez avoir préalablement créé et importé au moins un GABARIT de contrat.
- Vous devez avoir préalablement créé vos GRILLES et PÉRIODES TARIFAIRES.
- Si vous désirez en ajouter à vos contrats, vous devez avoir préalablement créé vos EXTRAS.
- Les frais de revenus sur un Contrat de Location ne peut dépasser 10$
CRÉER UN CONTRAT
Rendez-vous sous LOCATIONS > CONTRATS puis cliquez sur 
État actuel : Un contrat débute toujours à l’état Brouillon. Vous pourrez escalader l’état une fois le contrat créé.
Numéro du contrat : Il est généré automatiquement mais il vous est possible de le modifier.
Nom : Indiquez le nom du contrat désiré. Notez que vous pourrez également vous référer au numéro de contrat ainsi qu’au nom du client facturé.
Gabarit : Dans le menu déroulant, sélectionnez le gabarit que vous désirez utiliser.
Vous devez d'abord avoir créé et importé vos GABARITS. Rérérez-vous à cet effet au document suivant:
Créer un gabarit pour les contrats de location
Client : Cliquez sur l’onglet 
afin de trouver le client à facturer puis sur 
pour le choisir.
Si le client n’a pas encore de compte avec vous, cliquez sur 
afin de le créer.
Faites 
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Vous pouvez les modifier en cliquant sur l’onglet 
. L’État actuel du contrat doit toutefois être changé dans le panneau de contrôle, sur la droite.
RÉSERVER UN PLATEAU
Vous devez d'abord créer vos PLATEAUX dans le module RESSOURCES. Référez-vous à cet effet à la documentation suivante : Créer une nouvelle ressource / un nouveau plateau
Cliquez sur 
Sélectionnez le plateau à réserver dans le menu déroulant.
Sur la page suivante, il y a 2 façons de choisir une plage horaire:
- Cliquez sur
ou - Cliquez dans le calendrier, à l'endroit souhaité, puis glissez votre souris pour sélectionner toute la période qui vous intéresse.
Notez qu'un administrateur peut toujours outrepasser une période déjà réservée ou bloquée. Prenez soin d'en tenir compte lors de votre réservation.
Dans les deux cas, une nouvelle fenêtre apparaîtra :
Récurrence :
- Aucune - ceci indique que cet événement n'aura lieu qu'une fois.
- Tous les jours - utilisez ce choix pour un événement qui a lieu tous les jours ou à intervalles réguliers (ex: tous les 3 jours).
- Toutes les semaines - ceci vous permet de programmer un événement qui se répète d'une semaine à l'autre (ou toutes les 2 ou 3 semaines, par exemple).
- Tous les mois - un événement qui se produit chaque mois ou chaque 3 mois, par exemple, aurait une récurrence "tous les mois".
Indiquez les Dates et Heures de début et de fin de l'occurence ou encore le nombre de Répétitions.
Informations
Reliez ici la Grille tarifaire désirée, que vous devez avoir déjà créée. Référez-vous à cet effet à la documentation suivante : Créer vos Grilles Tarifaires
Pour la gestion de Conflits, consultez la documentaion suivante : Gestion des conflits de réservation
Faites 
Une fois la réservation effectuée, cliquez sur 
Dans le contrat, il vous sera possible de modifier le prix de chaque récurrence manuellement ou de Supprimer les récurrences à la pièce.
Pour modifier le plateau ou la plage horaire d'une récurrence, vous devrez toutefois supprimer la récurrence puis recommencer la réservation.
AJOUTER DES EXTRAS
Vous devez avoir préalablement créé vos EXTRAS afin de les ajouter au contrat. Référez-vous à cet effet à la documentation suivante : Créer vos Extras
Cliquez sur 
Choisissez l'Extra à ajouter dans le menu déroulant.
Il vous sera par la suite possible d'en modifier manuellement la Quantité et le Prix. La facturation sera ajustée en conséquence.
AJOUTER DES FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
Vous devez choisir un frais personnalisé, créé sous COMPTE > FACTURE.
Cliquez sur 
Choisissez le frais à ajouter, dans le menu déroulant. Ces frais proviennent de ceux déjà créés sous COMPTE > FACTURE.
Vous pouvez toutefois modifier manuellement le Nom du frais ainsi que son Prix. Le nom de ce frais sera visible par le client sur sa copie du contrat ainsi que sur sa facture.
Il vous est possible de modifier ou supprimer les frais tant que le contrat est à l'état de Brouillon.
CHANGER L'ÉTAT ACTUEL D'UN CONTRAT
Procédez dans le Panneau de contrôle.
Brouillon: Un contrat débute toujours à cet état. Il vous est alors possible d'apporter toutes les modifications désirées.
En attente d'approbation: Une fois le contrat complété, changez pour cet état. Il sera alors automatiquement sauvegardé tel quel sur la plate-forme et il ne sera plus possible de le modifier, à moins de rechanger l'état à Brouillon.
Approuvé: Une fois approuvé et signé par le client, vous pouvez escalader à cet état. Attention, il ne sera alors plus possible de modifier ce contrat. Une facture sera automatiquement créée dans le compte du client et il lui sera possible de la payer en ligne, selon vos paramètres de paiements.
Il vous sera également possible de géré manuellement la facture générée. Pour connaître vos options à cet effet, consultez la documentation suivante : Entrer un paiement dans le compte d'un client
Le numéro de la facture sera visible dans le panneau de contrôle. Vous pourrez cliquer dessus afin d'être redirigé vers cette facture, dans le compte du client.
ENVOYER LE CONTRAT AU CLIENT
Afin de faire approuver le contrat par le client, vous pouvez lui acheminer par courriel en cliquant sur 
. Le contrat est automatiquement ajouté en pièce jointe.
Vous pouvez également le télécharger en cliquant sur 
et lui acheminer par courriel, en-dehors de la plate-forme.
TÉLÉCHARGER LE CONTRAT
Il vous sera en tout temps possible de télécharger et enregistrer un contrat en utilisant l'onglet
AFFICHER LE JOURNAL
En cliquant sur 
, vous obtiendrez la liste de tous les changements apportés au contrat depuis sa création, la date et l'heure de ces changements ainsi que l'identifiant de l'administrateur ayant procédé au changement.
NOTE
Un contrat ne peut être supprimé que s'il est à l'état Brouillon.
0 Commentaires