Comment utiliser l'onglet Suivi des Accès

Cette fonctionnalité étonnante est disponible sur demande. Si vous souhaitez l'essayer, contactez-nous à l'addresse suivante: support@amilia.com et nous débloquerons le module pour vous.  

 

Que vous utilisiez un lecteur ou que vous saisissiez manuellement les identifiants Amilia de vos clients, chaque fiche est enregistrée dans l'onglet Suivi des Accès. Vous aurez une vue rapide de :

  • La liste de clients;
  • Un accès rapide au compte des clients;
  • Les informations concernant l'affiliation et/ou l'activité auquel le client est lié;
  • Le solde prévu de chaque compte client;
  • La date et l'heure à laquelle Amilia a enregistré l’entrée du client.;
  • La date et l'heure à laquelle Amilia a enregistré la sortie du client; et
  • Les contrôles de sécurité pour les parents / tuteurs responsables de ramasser les participants.

 

Procédures pour l’Entrée/Sortie des clients

Par défaut, seules les entrées de la journée en cours s'affichent. Pour afficher les entrées précédentes, assurez-vous de modifier la date de début en utilisant l’ajout d’un filtre.

RECHERCHE_FR.png

 

1. Cliquer dans la boîte vide afin de pouvoir numériser ou entrer manuellement l’identifiant Amilia du client.

SCANNER_FR.png

Vous pouvez également 'Chercher' le nom ou le courriel du participant.

 

2. Pour effectuer l’enregistrement d’Entrée :

Si votre contrôle d’accès est lié à une ou des activités:

  • Vous verrez une option pour enregistrer l’Entrée du participant
  • Cliquer sur Entrée pour faire l’enregistrement du jour et l’heure d’entrée du participant

Monitorage_FR.png

 

 

Si votre contrôle d’accès est lié uniquement à une ou des affiliations:

  • Vous pouvez toujours valider votre client, mais aucune option d'Entrée n'est proposée.

    Inscription_Valide_FR.png

 

3. Pour effectuer l’enregistrement de Sortie:

  • Le contrôle d’accès doit avoir la fonction Sortie d’activer afin de voir cette option
  • Chercher (nom ou courriel), entrée ou faite lire l’identifiant Amilia dans la boîte à cet effet
  • Vous verrez une option pour enregistrer la Sortie du participant
  • Cliquer sur Sortie pour faire l’enregistrement du jour et l’heure de sortie du participant

KICKBOXING_FR_SORTIE.png

 

Sécurité

Si la sécurité des entrées et des sorties des enfants est une de vos préoccupations, notre fonction d’Entrée / Sortie vous aidera à atteindre cette sécurité. Les parents pourront avoir la tête reposée puisque lors de chaque entrée ou sortie les informations suivantes apparaîtront :

  • Le nom du participant;
  • La photo du participant (si une photo a été uploadée dans le compte du client);
  • La photo du ou des parents (si une photo a été uploadée dans le compte du client); et
  • Le nom des contacts d’urgences.

Le contrôle d’accès doit avoir la fonction Responsable d’activer afin de voir cette option.

 Lorsque l'enfant est prêt à partir, numérisez, Chercher (par nom ou courriel) ou entrez son identifiant Amilia pour la

 SORTIE.png. Vous serez en mesure de choisir avec qui l'enfant a quitté vos installations.

 

RESPONSABLE_FR.png

 

NOTE: La liste des responsables est générée à partir des informations du tuteur légal primaire et secondaire ainsi que le contact d'urgence. Vous pouvez mettre à jour ces informations dans le fichier du client via Clients>Membres du compte dans la section 'Contacts'. Il est suggéré d'ajouter des exigences de contact sur vos formulaires d'inscription pour s'assurer que l'information est fournie.

 

CONTACTES_FR.png

 

Liste de Présence

Les listes de présence sont mises à jour automatiquement dans l’onglet Activités lors de l'enregistrement, simplifiant ainsi tout votre processus de gestion de la liste de présence en réduisant la paperasse.

D’ailleurs, tous les tableaux et fiches sont facilement exportables en Excel via OPERATIONS_FR.png

 

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