Concilier vos relevés bancaires mensuels

Concilier vos relevés bancaires avec vos rapports de paiement est un élément clé pour la gestion de votre entreprise. Nous sommes ici pour partager quelques conseils pour vous faciliter la tâche.

 

Associer vos relevés bancaires mensuels à vos paiements Amilia peut sembler une tâche ardue lorsque vous ne savez pas par où commencer. Nous vous suggérons de suivre un processus en 5 étapes qui vous aidera à identifier les plages de dates à utiliser pour extraire vos rapports Amilia et concilier vos relevés mensuels le plus efficacement possible.

Les paiements en ligne sont gérés via un processeur de paiement (ex: Paysafe). En tant que tel, il existe une période de traitement entre le moment où un paiement a lieu dans Amilia et le moment où un dépôt est fait dans le compte bancaire de votre organisation. Ceci affecte les dates auxquelles les paiements apparaissent sur votre rapport Règlements et frais Netbanx (ou le rapport de traitement des paiements qui vous est applicable). Vous avez remarqué que les dates de paiement dans vos rapports de paiement Amilia ne correspondent pas nécessairement aux dates de dépôt dans le compte de banque.

 

Il y a 3 séries de dates requises pour la conciliation de vos états de comptes:

Dates A1 et A2: Lorsque les paiements ont été effectués dans Amilia. Ces dates sont utilisées pour extraire les rapports de paiements. 

Dates B1 et B2: Lorsque le processeur de paiement envoie l'argent vers le compte bancaire. Ces dates sont utilisées pour générer le rapport de règlement de votre processeur de paiement (Règlements et frais Netbanx).  

Dates C1 et C2: Le premier jour et le dernier jour que les paiements ont été déposés dans le compte bancaire. Ces dates se trouvent dans votre relevé bancaire.

 

Les étapes à suivre

 

1. Trouvez les dates C sur votre relevé bancaire

Vous devez identifier le premier (C1) et le dernier (C2) jour où votre processeur de paiement a déposé des paiements sur votre compte.

Ex: C1- le 2 avril       C2- le 30 avril

 Trouver_Dates_C_FRA.png

 

 

2. Utilisez vos dates C pour trouver les dates B

Vous devez identifiez le premier (B1) et le dernier (B2) jour où le processeur de paiement a transféré les dépôts dans votre compte bancaire. Pour le savoir, via Finance> Rapports téléchargez le Règlement et Frais Netbanx (choisissez en fonction du type de paiement en ligne que vous réconciliez).

La plage de dates sera    DE: C1 moins 5 jours ouvrables    À: C2

NOTE: Nous déduisons 5 jours ouvrables à compter de la date C1 car les dates de transfert arrivent quelques jours avant la date de dépôt. Ces retards sont dûs au temps de traitement, aux vacances et / ou aux fins de semaine.

 

  • Dans l'exemple ci-dessous, la date C1 est le 2 avril. Cela signifie que notre rapport commencera le 26 mars. La date de fin sera la date C2 qui est le 30 avril.

Rapport_Netbanx.png

 

  • Repérez les montants du premier et du dernier dépôt dans la colonne EFT. Les dates B seront la date de transfert pour votre premier (B1) et dernier (B2) dépôt.

TROUVER_DATES_C_2.png

 

 

 

3. Générez un rapport en utilisant les dates B

Une fois que vous avez les dates B1 et B2 du rapport Règlements et Frais Netbanx, générez à nouveau le rapport en utilisant la plage de dates correcte (Ex: du 29 mars au 27 avril).

Le montant du premier dépôt doit être visible en haut de la liste et le montant de votre dernier dépôt en bas.

 TROUVER_DATES_B.png

 

 

4. Cliquez sur les dépôts pour trouver les dates A

Vous devrez également générer vos rapports de paiement. Mais quelle plage de dates utiliser?

Pour le savoir, vous devrez identifier les dates A. Ces dates se rapportent au premier (A1) et dernier (A2) jour où les paiements ont été effectués à Amilia.

Cette information est disponible en cliquant sur les montants du premier et du dernier dépôt sur votre rapport de Règlement et Frais Netbanx.

 

Trouver A1:

  • Sous la colonne Montant de transfert (EFT), cliquez sur le premier dépôt.
  • Vous serez redirigé vers l'onglet qui donne des détails sur chaque paiement.
  • Notez la date de transaction du premier paiement sur la liste. Ceci est la date A1!

TROUVER_A_1.png

 

Trouver A2:

  • Retournez à l'onglet Sommaire.
  • Sous la colonne Montant de transfert (EFT), cliquez sur le dernier dépôt.
  • Notez la date de transaction du dernier paiement sur la liste. Ceci est la date A2!

 TROUVER_A2.png

Utilisez les dates A1 et A2 (Ex: du 27 mars au 26 avril) pour générer vos rapports de paiement.

 

 

5. Comparez le Sommaire de Paiement avec votre rapport Netbanx

Une fois que vous avez téléchargé votre Sommaire de paiement en utilisant vos dates A1 et A2, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour concilier.

Avant cela, assurez-vous que vos dates A, B et C sont correctes!

 

Confirmez vos dates B:

  • Le montant du transfert (EFT) doit correspondre au montant total déposé sur votre relevé bancaire (soit carte de crédit OU Chèque électronique)

 MONTANT_DU_TRANSFER.png

 

Confirmez vos dates A:

  • Dans le rapport Sommaire de paiement, reportez-vous au montant de la colonne Paiement qui s'applique au mode de paiement que vous réconciliez.

 Sommaire_des_Paiements.png

 

  • Le montant doit correspondre au Montant du règlement dans votre rapport Règlements et Frais Netbanx.

ABALANCING.png

 

 

Vos relevés sont conciliés lorsque:

  • Votre Montant du règlement dans le rapport du processeur de paiement correspond au total dans le rapport Sommaire de paiement.
  • Votre Montant de transfert (EFT) correspond au montant total de ce qui a été déposé sur votre relevé bancaire.
  • Votre Montant du règlement MOINS le Total des frais correspondent au montant total du transfert (EFT) sur votre rapport de Règlements et Frais Netbanx.

 

Que faire si mes rapports ne correspondent pas?

  • Essayez de vérifier la liste des paiements dans le dernier dépôt sur votre rapport de Règlements et Frais Netbanx et comparez-le au Sommaire de paiement. Il se peut qu'un paiement ait été mis en lot dans un dépôt qui a eu lieu en dehors de la plage de dates de votre rapport de paiement. Ajustez vos plages de dates en conséquence.
  • Un dépôt différant de quelques sous dans votre rapport Règlements et Frais Netbanx par rapport à votre relevé bancaire est dû à des taxes arrondies car Amilia et le processeur peuvent les arrondir différemment.
  • Un montant en rouge sur le rapport Règlements et Frais Netbanx  qui ne figure pas sur votre relevé bancaire représente l'arrondissement des montants d'impôt et peut être ignoré.

 

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