La conciliation des factures clients, des paiements et des crédits

La conciliation chez Amilia est le processus clé utilisé pour lier un paiement à un ou plusieurs éléments d'une facture, ce qui permet d'obtenir des rapports financiers plus détaillés et de minimiser les erreurs comptables. C'est une pratique exemplaire qui assurera l'exactitude et la cohérence de vos comptes financiers!

 

Dans le compte de facturation d'un client, vous remarquerez des icônes en bas à gauche de toutes les transactions; représentant le statut de conciliation de chaque facture, reçu de paiement, dépôt, annulation et/ou crédit. Chaque item sur une facture doit être comptabilisé!

  • Full_reconciliation.pngConciliation complète: Une facture a été payée en totalité au moment de l’achat ou un paiement (recette), un dépôt, une annulation ou un crédit a été complètement apparié avec les items de facture associés.
  • Partial_Reconciliation.pngConciliation partielle: Indique que les items d'une facture n'ont pas été payés en totalité ou qu'un paiement n'a pas été assigné en totalité.
  • Not_Reconciled.pngConciliation absente: Aucune conciliation n'existe.
  • post_dated_reconciliation.pngConcilié avec paiements futurs:Les items d'une facture sont entièrement associés aux paiements postdatés (Versements).Comme ces paiements n'ont pas encore eu lieu, la facture n'est pas encore considérée comme complètement conciliée. NOTE: Si les paiements futurs ne couvrent pas le montant total de la facture, celle-ci apparaîtra comme partiellement conciliée.

 

Comment fonctionne la conciliation?

Pour réduire le risque d'erreur manuelle, la conciliation se produit automatiquement dans les conditions suivantes: 

  • Lorsque vous achetez dans une boutique en ligne et que l’achat est payé en totalité à la caisse;
  • Lorsque vous achetez dans une boutique en ligne et que l’achat est payé en totalité, par versements (à la caisse); et
  • Lorsqu'un client effectue un paiement via son compte d'utilisateur égal au solde du compte.

Si un paiement ne se concilie pas automatiquement avec le ou les items d'une facture, un administrateur doit alors effectuer la conciliation lui-même.

Si un paiement n'est pas concilié, il n'apparaîtra pas comme appartenant à un item de facture ni à un poste de comptabilité dans vos rapports financiers.

 

Comment trouver des transactions non réconciliées 

Pour faciliter la localisation des comptes contenant des items non conciliés, cliquez sur le sous-onglet Clients> Items non conciliés.

Items_non_concilies.png

Sélectionnez le nom du responsable du compte pour afficher l'onglet de facturation du client.

Le N. du reçu est lié au paiement, remboursement, dépôt et / ou crédit spécifique qui n'a pas été concilié avec des items de facture.

 

Comment concilier les transactions d'un client

S'il y a des transactions dans vos comptes clients avec des icônes comme Not_Reconciled.png ou Partial_Reconciliation.png, il est recommandé d’examiner chacun d’eux pour s’assurer que les comptes concordent.

Un administrateur peut concilier des paiements, des dépôts, des remboursements et des crédits avec des factures de deux manières:

La conciliation des comptes de vos clients n’est pas obligatoire. Cependant, il permet des rapports de paiement indiquant le montant payé pour un item de facture spécifique. NOTE: Si votre organisation est basée au Québec et que vous émettez des relevés 24, il est alors obligatoire d'appliquer la conciliation pour fournir des reçus d'impôts représentatifs.

 

Supprimer une conciliation

Pour supprimer des conciliations spécifiques, suivez cette procédure:

  • Pour supprimer une conciliation sur un item, accédez aux transactions en cliquant sur plus_sign.png.
  • Cliquez sur Conciliations et cliquez sur le bouton open_the_reconciliations_EN.png.
  • Cliquez sur l'icône garbage_EN.png.

apply_to_this_payment_FR.png

 

 

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