Planifier l'horaire de vos activités et gérer les conflits

La gestion des horaires d'activités n'a jamais été aussi facile avec notre outil d'horaire flexible. Établissez des horaires variables, lier vos plateaux, le personnel et prenez le contrôle de chaque occurrence d'activité.

 

Lorsque vous créez une activité, vous devez établir le programme dans la section Horaire & Ressources. Certaines activités peuvent avoir des horaires, du personnel et des plateaux variables, sur une base hebdomadaire (ou quotidienne).

Notre outil simplifie la planification des activités en offrant la possibilité de:

  • Créer plusieurs horaires pour chaque activité;
  • Assigner des plateaux et le personnel par occurrence; et
  • Être averti des conflits et vous adresser à chacun en conséquence.

 

Comment ça marche

Si vous liez votre personnel et vos plateaux à vos activités, nous vous recommandons de configurer leur disponibilité avant de définir vos programmes d’activité; cela améliorera grandement l'identification des conflits d'horaire.

1. Ajouter l'horaire.

2. Assigner un membre du personnel et un plateau.

3. Vérifier vos occurrences.

4. Gérer les conflits d'horaire ( si necéssaire).

 

Ajouter l'horaire

Via Activités > Modifier, complétez la section Information de votre activité avant de passer à la section Horaire & Ressources.

  • Cliquez 'Ajouter Horaire'.
  • Récurrence: Cet horaire a-t-il lieu une fois, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois? NOTE: Pour les événements hebdomadaires, personnalisez le programme pour chaque jour de la semaine.
  • Définissez la fréquence et la date de début / fin.

Creer_horaire_d_activite_FR.png

Une fois que vous avez terminé votre premier programme, cliquez sur 'Sauvegarder'. Si nécessaire, ajoutez plus qu'un horaire par activité dans la section 'Horaire & Ressources' en cliquant sur 'Ajouter Horaire'.

 

Assigner un membre du personnel et un plateau

Si vous avez créé votre personnel (via le module Personnel) et vos plateaux (via le module Plateaux), vous pouvez les assigner à votre activité.

  • 'Assigner à un plateau' et 'Assigner un membre du personnel' pour des récurrences uniques, quotidiennes et mensuelles.
  • Pour les récurrences hebdomadaires, visez la section 'Répéter les'. Cliquez sur '+ Ajouter une plage horaire' pour définir le(s) membre(s) du personnel et le plateau pour chaque jour de la semaine au cours duquel l'activité a lieu.

Repeter_les_FR.png

Le calendrier de vos plateaux sont automatiquement mis à jour dans le module Ressources. Vous pouvez envoyer l'horaire de votre personnel par courriel via le module Personnel ou ils peuvent y accéder via l'application Amilia.

 

Vérifier vos occurrences

Vous voudrez peut-être personnaliser des occurrences spécifiques lorsque des activités se déroulent un jour, une heure, un lieu différents et / ou sont supervisées par un autre membre du personnel. Pour modifier les instances individuelles d'une activité, sélectionnez 'Cliquez ici pour enregistrer et modifier les occurrences'.

  • Modifiez une instance sans affecter le reste du calendrier de l'activité.
  • Appliquez des filtres pour identifier les occurrences se produisant pendant une plage de dates donnée et / ou qui sont en conflit, pendant les vacances, les jours fermés ou qui ont été modifiés dans le passé. NOTE: Les jours fermés / jours fériés sont configurés via le sous-onglet Compte > Calendrier.

Liste_des_occurrences_FR.png

 

Gérer les conflits d'horaire

Amilia vous informe des conflits d'horaire de votre personnel et vos plateaux dans les scénarios suivants:

  • Le plateau et/ou le membre du personnel est déjà assigner pour une autre activité en même temps;
  • La disponibilité du plateau et / ou du membre du personnel n'était pas définie pour ce jour; et / ou
  • L'activité est en conflit avec un jour férié / fermé créé via le sous-onglet Compte> Calendrier.

S'il existe un conflit d'horaire, une icône rouge red_icon.png apparaîtra dans la fenêtre d'info. En cliquant dessus, un menu déroulant spécifie la cause du conflit. Cliquez sur l'icône blue_icon.png pour savoir quand.

conflit_FR.png

Lorsqu'un conflit est identifié, vous pouvez choisir de:

NOTE: À n'importe quel moment vous pouvez sauvegarder et modifier les occurrences d'une activité en accédant à la section Horaire & Ressources et en sélectionnant 'Cliquez ici pour modifier les occurrences'.

 

Modifer les occurencces

Chaque instance d’une activité peut être visualisée et modifiée en sélectionnant 'Cliquez ici pour modifier les occurrences'.

Dans cette vue, les occurrences avec des conflits sont identifiées par une icône red_icon.png. Cliquez sur l'icône pour afficher les informations sur le conflit.

  • Ci-dessous, le 15 décembre montre un conflit avec le membre du personnel. Leur disponibilité n'a pas été fixée pour ce jour. Ajouter la disponibilité pour cet employé ou choisir un autre qui résoudra ce conflit.
  • Assurez-vous de régler chaque conflit, si nécessaire.
  • Vous pouvez annuler une occurrence en cochant la case 'Annuler'.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder' pour préserver vos occurrences.

liste_des_conflit_FR.png

 

NOTE: La plupart des conflits ne peuvent être identifiés que si vous avez configuré vos calendriers de disponibilité pour vos membres du personnel et vos plateaux.

 

 

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