Gestion du Personnel

Amilia facilite la gestion et la planification de votre personnel, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus: vos services et vos participants.

 

Notre fonctionnalité de planification du personnel vous aide à mieux gérer votre personnel en créant un horaire pour chacun en fonction de leurs disponibilités. Le nouveau module Personnel vous permet d'effectuer ce qui suit:

  • Créer l'horaire de votre personnel avec un nombre illimité de plages de disponibilité;
  • Voir la disponibilité du personnel et l'horaire par jour, semaine et mois;
  • Créer et associer votre personnel à des étiquettes personnalisées (ex: voiture, certificat de secourisme, etc.) pour faciliter le filtrage, afin d'associer la bonne personne avec les bonnes exigences;
  • Lier votre personnel aux activités et être avisé des conflits d'horaires;
  • Envoyer les horaires du personnel par courrier électronique via Amilia; et
  • Tenir le personnel au courant de leur horaire en temps réel avec l'application Amilia.

NOTE: Un administrateur doit avoir un niveau d'accès 'Administrateur principale' ou 'Gestionnaire niveau 2' pour que l'onglet Personnel soit visible dans le compte Amilia de leur organisation. 

 

Comment ça marche

1. Créer votre personnel.

2. Configurer l'horaire du personnel.

3. Lier votre personnel aux activités et être averti des conflits d'horaire.

4. Visualiser et envoyer les horaires.

5. L'application Amilia pour le personnel.

 

Créer votre personnel

Sélectionnez le module Personnel > Gestion puis cliquez sur PERSONNEL_FR.PNG.

  • Entrez le courriel de votre employé et cliquez sur Suivant.
  • Si votre employé(e) n'a pas de compte Amilia, créez-en un en ajoutant le prénom et le nom.
  • Si votre employé(e) a déjà un compte Amilia existant, choisissez la bonne personne dans le menu déroulant.
  • Cliquez sur Créer & Inviter.
  • Un courriel sera envoyé à vos employé(e)s pour leur faire savoir que vous les avez ajoutés à votre organisation en tant que membre du personnel, incluant un invitation à télécharger l'application Amilia.

Courriel_existant_et_nouveau_courriel_FR.png

NOTE: Une fois que le personnel a activé et confirmé son compte, un administrateur d'organisation ne peut plus modifier les informations du membre. Il peut uniquement ajouter ou supprimer des disponibilités.

 

Archiver un membre du personnel

Si vous n'avez plus besoin d'un profil ou si une erreur a été commise lors de la création d'un nouveau profil, cliquez sur le nom du membre, faites défiler vers le bas et sélectionnez Archiver.

Réactivez un profil archivé en filtrant les profils archivés:

filtrer_archiver_FR.png

Cliquez sur le nom du membre, faites défiler vers le bas et sélectionnez Désarchiver.

NOTE: Les membres archivés n'ont pas accès aux fonctionnalités pour le personnel dans l'application mobile Amilia

 

Lier un rôle, taux et tags

Cataloguez votre personnel pour faciliter le filtrage et l'identification à l'aide de rôles et d'étiquettes personalisées.

  • Rôles: Le(s) rôle(s) de votre employé(e) au sein de votre organisation.
  • Taux: Le taux horaire de votre employé(e). Ceci est affiché dans les feuilles de temps du personnel.
  • Étiquettes: Identifiez les compétences ou les attributs spécifiques à votre employé(e).

Roles_et_tags.png

 

Configurer l'horaire du personnel

Évitez les incertitudes pour savoir si votre équipe est disponible pour travailler lorsque vous les assigner à vos activités. Amilia fait référence à la disponibilité de votre personnel pour vous tenir informé de tout conflit d'horaire.

  • Cliquez sur le nom de votre employé(e) et après, 'Essayez de créer une disponibilité maintenant'.
  • Nommez l'horaire pour mieux l'identifer (ex:horaire d'été, horaire d'hiver etc.).
  • Intervalle de dates: Déterminez la plage de disponibilité (début / fin). Ils doivent être des jours consécutifs. Cliquez en dehors du calendrier lorsque vous avez terminé.
  • Configurez les jours / heures de disponibilité dans votre plage de dates.
  • Ajoutez des plages horaire supplémentaires si vous avez des disponibilités variables certains jours de la semaine dans la plage de dates.
  • Pour configurer des jours individuels, créez une nouvelle plage de disponibilités.
  • Sauvegarder lorsque vous avez terminé. Si vous n'avez pas besoin d'une disponibilité, supprimez-la.

Intervalle_de_dates_FR.png

Votre personnel peuvent également ajouter leur propre disponibilité via l'application Amilia pour iPhone et appareils Android.

Une fois la disponibilité établie, liez votre personnel à des activités.

 

Lier votre personnel aux activités et être averti des conflits d'horaire

Établir le programme en liant votre personnel à des activités via l’onglet Activités > Edition.

  • Choisir un activité et défiler jusqu'à la section Horaire & Ressources.
  • Sélectionner un calendrier existant ou en ajouter un nouveau.
  • Cliquer sur 'Assigner un membre du personnel' et une liste déroulante de votre personnel actuel apparaîtra. Choisir autant de membres que nécessaire.
  • Pour assigner différents membres du personnel à différents jours du calendrier, sélectionnez 'Cliquer ici pour sauvegarder et modifier les occurrence'. Cliquez ici pour plus de détails sur les occurrences.
  • Sauvegarder votre horaire et sauvegarder votre activité.

12.choosea_member_FR.png

 

Les conflits du personnel

La planification flexible d'Amilia vous permet de gérer les conflits d'horaire (le cas écheant). En termes de personnel, les conflits vous informeront de l'une des situations suivantes:

  • Votre employé(e) est déjà schédulé pour une autre activité au même moment; et / ou
  • Vous n'avez pas défini la disponibilité de votre employé(e) pour cette journée.

14.conflit.png

Si votre personnel est déjà associé à une autre activité, vous pouvez modifier l'horaire des activités ou modifier le membre du personnel responsable pour l'occurrence conflictuelle via 'Cliquez ici pour enregistrer et modifier les occurrences'.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des conflits d'horaires.

 

Visualiser et envoyer les horaires

Le sous-onglet Personnel > Calendrier vous permet de filtrer et d'afficher rapidement le calendrier de vos employé(e)s afin de savoir qui est occupé et à quel moment. 

Il existe deux manières de visionner le calendrier de votre personnel:

  • Via le profil d'un membre du personnel; et
  • Via le sous-onglet Personnel > Horaire.

Vous verrez une liste complète de votre personnel et de leurs réservations. Visionner par jour, semaine ou mois.

Utilisez les champs de filtre par nom et / ou étiquettes pour afficher l'horaire d'un membre du personnel ou pour afficher les membres avec une étiquette spécifique.

17.horaire_equipe_FR.png

 

Envoyer les horaires

Envoyer les horaires de votre personnel en cliquant sur Communiquer les horaires.

Les courriels seront envoyés les membres du personnel spécifiés et comprendront les détails de l'horaire pour la plage de dates spécifié. 

comuniquer_les_horaires_FR.png

Votre personnel peuvent également vérifier leur calendrier en utilisant l'application Amilia!

NOTE: Vous pouvez également envoyer un courrier électronique à un membre du personnel lié à une activité à partir du sous-onglet Activités > Inscriptions. Sélectionnez l'activité, puis cliquez sur Opérations > Envoyez un message au personnel et / ou aux participants

 

L'application Amilia pour le personnel

Lorsqu'un administrateur ajoute du personnel via le sous-onglet Gestion du personnel > Personnel, un courriel est envoyé au membre afin de le diriger vers une page expliquant les avantages de l'utilisation de l'application et l'invitant à la télécharger sur son appareil mobile.

application_mobile_suggestion_FR.png

Cliquez ici pour plus d'informations sur l'application Amilia pour le personnel.

NOTE: Les employés recrutés via le module de Recrutement ne recevront pas ce courriel pour le moment.

 

 

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