Les Abonnements

Automatiser la facturation et les paiements avec les abonnements!

NOTE: Nous améliorons actuellement cette fonctionnalité.  Il se peut que certaines modifications ne soient pas encore documentées. Si vous avez des questions, veuillez contacter support@amilia.com.

 

Les clients recherchent des expériences d'achat sans souci et les administrateurs ont besoin d'outils capables d'automatiser les tâches de facturation quotidiennes afin de pouvoir consacrer plus de temps à la relation client.

La fonctionnalité d'abonnement d'Amilia permet de vendre un produit ou un service pour recevoir un revenu mensuel récurrent. Les avantages de notre modèle d'abonnement incluent:

  • Simplification des achats et des paiements récurrents pour vos clients;
  • Facturation mensuelle automatique et débits sur les cartes de crédit sauvegardées;
  • S'abonner / se désabonner d'une activité ou d'un service à tout moment;
  • Autorisation d'achat d'un maximum de X activités par plan d'abonnement;
  • Des paiements plus bas pour vos clients;
  • Personnaliser les frais mensuels pour les clients de votre choix;
  • Travail administratif réduit;
  • Amélioration de la prévision des revenus et de la planification des activités.

 

 

Comment ça fonctionne

1. Créer vos abonnements

2. Acheter un abonnement dans votre boutique

3. Facturation d'abonnement

4. Annuler un abonnement

 

 

1. Créer vos abonnements

Voici les champs à prendre en compte lors de la configuration de votre abonnement:

 

Général

Via l'onglet Affiliations, cliquez sur + Nouvel affiliation > Abonnement.

  • Nommez et décrivez votre abonnement pour une identification facile.
  • Visibilité: Choisissez quand l'abonnement est disponible à l'achat.

    - Immédiatement: Disponible dans la section Affiliations de votre boutique et disponible lorsqu'il est lié à une activité, auquel cas les clients sont invités à l'acheter. 

    - Devient visible le: La date à laquelle l'abonnement est disponible dans la section Affiliations de votre boutique et disponible lorsqu'il est lié à une activité, auquel cas les clients sont invités à l'acheter.

    - Non visible dans la boutique: Pas disponible dans la section Affiliations de votre boutique. Cependant, il est toujours disponible à l'achat lorsqu'il est lié à une activité, auquel cas les clients sont invités à l'acheter. 

    - Non disponible dans la boutique: Non disponible à l'achat pour les clients. Cependant, l'abonnement reste actif pour les clients qui l'ont acheté avant de devenir non disponible. Les administrateurs peuvent toujours acheter cet abonnement au nom de leur client.

  • Maximum d'activités ( facultatif ): Limitez les activités auxquelles les clients peuvent s'inscrire avec l'abonnement. Utile pour créer des lots d'abonnement ( Or = toutes les activités, Argent = 5 activités, etc. ).
  • Quand cet abonnement arrivera t-il à l'expiration: Lorsque votre abonnement expire après la période (X), vous pouvez configurer l'envoi des notifications de renouvellement à vos clients. Cliquez ici pour en savoir plus.  NOTE: En vertu de la loi, les organisations du Québec doivent fournir une option de renouvellement à leurs abonnés pour les abonnements de 12 mois ou plus. 

 

Paramètres supplémentaires

  • Jour de facturation: Le jour du mois où les clients sont facturés pour cet abonnement. Si ce champ est vide, la date d'achat du client sera le jour de facturation.
  • Prise d'effet: La date où un abonnement entre en vigueur et peut être utilisé pour s'inscrire à des activités. Les abonnements peuvent être achetés avant leur date effective. Ceci est utile pour les pré-inscriptions.
  • Prorata: Selon le moment où ils s'inscrivent, facturez aux clients les occurrences restantes du mois plutôt que le prix de l'abonnement complet. Cliquez ici pour en savoir plus.
  • Expiration: Une fois expiré, un abonnement ne peut plus être utilisé. Les clients sont désinscrits des activités auxquelles ils étaient abonnés avec l'abonnement. Ils devront acheter un nouvel et s'inscrire à nouveau à des activités.

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  • Prix: Le coût de votre abonnement. Ce prix sera par la suite facturé chaque mois. Vous pouvez modifier le prix après la vente d'un abonnement, mais le nouveau prix sera appliqué à tous les nouveaux abonnés et aux abonnés existants. Notez que le prix à la caisse est influencé si vous calculez un prorata, appliquez des promotions et / ou rajoutez des frais supplémentaires. NOTE: Un administrateur peut modifier le prix de l'abonnement mensuel d'un client spécifique dans leur compte via l'onglet Achats.
  • Carte de crédit requise: Si cochée, les clients doivent saisir les informations de leur carte de crédit lors du paiement et donner leur autorisation pour que leur carte soit utilisée à l'avenir par l'organisation. Chaque mois, le paiement de l'abonnement sera traité automatiquement. Cette option est uniquement disponible pour les organisations utilisant Paysafe. Si cette case n'est pas cochée, les clients seront facturés pour l'abonnement et vous devrez faire un suivi pour effectuer le paiement. 

 

Annulation

  • Les clients peuvent annuler eux-mêmes: Les clients peuvent annuler l'abonnement de leur compte utilisateur. Une notification est envoyée à l'administrateur. Aucune autre action n'est nécessaire.
  • Les clients doivent demander l'annulation: Les clients doivent d'abord envoyer une demande d'annulation. Un administrateur doit confirmer la demande pour mettre fin à l'abonnement. Le client continuera d'être facturé pour l'abonnement jusqu'à la date d'annulation établit.

2.Configuration_annulation_FR.png

 

Lier un abonnement à une activité

Un abonnement peut être lié à une ou plusieurs activités. Les clients peuvent s'inscrire à autant d'activités que vous avez spécifié en utilisant le même plan d'abonnement. Chaque abonnement peut être acheté une fois par participant.

Via le sous-onglet Activités > Édition, modifier la Session:

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  • Prix de l'activité: Ceci doit être à 0$. Le prix de l'abonnement sera facturé plutôt que l'activité. Si une activité peut être achetée sans l'abonnement, créer une copie de l'activité à des fins d'abonnement uniquement.
  • Prorata: Gardez décochée. Le prorata est configuré via l'abonnement actuel.
  • À la carte: Désactivé.

Ensuite, liez votre abonnement plus bas dans la section Abonnements:

  • Spécifier le nombre de plans d'abonnement applicables à l'activité. Modifiez ce paramètre à tout moment. 
  • Cochez le(s) abonnement(s) pouvant être utilisé(s) pour s'inscrire à l'activité.
  • Sauvegardez lorsque vous avez terminé.

 

Gérer votre liste d'abonnements

Via l'onglet Affiliations, vous pouvez accéder à vos abonnements.

  • Ajoutez un filtre par type (abonnement). Vous ne pouvez filtrer par dates.
  • Cochez checkmark.png à coté d'un abonnement pour exporter des données via le menu Opérations.
  • Cliquez sur le nombre de membres actifs ou inactifs pour voir la liste des participants.
  • Changez l'ordre d'affichage dans votre boutique en utilisant les flèches.
  • Modifiez un abonnement. Les modifications sont appliquées aux factures prévus pour tous les abonnés.
  • Archivez un abonnement s'il a été utilisée mais n'est plus nécessaire. Ceci annule la facturation mensuelle automatique. Supprimez un abonnement s'il n'a jamais été utilisé.

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NOTE: Saviez-vous que vous pouvez modifier le prix de l'abonnement mensuel d'un participant? À partir du sous-onglet Clients>Ficher du client>Achats, trouvez le nom du membre et sous ses Abonnements actifs, cliquez sur Modifier à droite des frais d'abonnement mensuels. À l'avenir, ce montant ne sera facturé qu'à ce client

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2. Acheter un abonnement dans votre boutique

Il y a deux façons pour vos clients d'acheter un abonnement dans votre boutique:

  • Via une activité: Lors de la sélection d'une activité basée sur un abonnement, Amilia invite le client à choisir un abonnement afin de s'inscrire (s'il n'a pas déjà d'abonnement éligible). Les clients peuvent s'inscrire à autant d'activités que leur abonnement le permet.
  • Via la section d'affiliations: Avant de choisir une activité, les clients peuvent acheter un abonnement s’il est affiché dans la section Affiliations de la boutique. Tous les abonnements ne nécessitent pas nécessairement une inscription à une activité. Les clients seront facturés mensuellement une fois l’abonnement acheté, que les activités aient été choisies ou non.

 

Acheter via une Activité

Lorsqu'un abonnement est lié à une activité, le prix affiché dans la boutique reflète les frais mensuels de l'abonnement. Si plusieurs plans d'abonnement sont attribués, une fourchette de prix est affichée.

Scénario: Un client sélectionne une activité pouvant être achetée avec l'un des 2 plans d'abonnement.

Abonnements éligibles: Gym Amilia illimité (Zumba incluse) - 80 $ / mois ou Gym Amilia illimité (Zumba et Pilates inclus) - 100 $ / mois

  • Après avoir sélectionné un membre, Amilia invite le client à choisir un plan d'abonnement.
  • Au moment du paiement, le client voit l'activité gratuitement, suivie du prix de l'abonnement.
  • NOTE: Lorsqu'un abonnement permet d'acheter plus d'une activité, ces activités peuvent être sélectionnées sans frais. Seul l'abonnement est facturé.
  • NOTE: Si votre abonnement nécessite que le client enregistre sa carte de crédit, il doit le faire au moment du paiement pour pouvoir continuer. Sinon, le client ne peut continuer et l'achat ne peut être finalisé.
  • Le client paie le prix de l'abonnement à la caisse et est facturé automatiquement chaque mois pour la durée pendant laquelle il conserve l'abonnement. Gardez à l'esprit que le prix de l'abonnement peut être influencé si vous avez activé le prorata, les promotions et / ou les frais supplémentaires.

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Acheter via la section Affiliations

Lorsqu'ils sont disponibles, les clients peuvent acheter un abonnement dans la section Affiliations de votre boutique avant de s'inscrire aux activités applicables. Cela peut également être le cas si les clients ont atteint le nombre maximal d'activités spécifié dans leur abonnement et souhaitent acheter un autre forfait afin de pouvoir s'inscrire à des activités supplémentaires basées sur l'abonnement.

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  • Assurez-vous que votre abonnement est disponible à l'achat dans la boutique.
  • Les clients peuvent ensuite choisir l'abonnement dans la section Affiliations de votre boutique.
  • Les abonnements sont listés à côté de vos affiliations individuelles.
  • NOTE: Un client peut acheter un abonnement sans choisir d'activité, mais sera facturé automatiquement tous les mois. Les clients doivent savoir s'ils doivent sélectionner une activité avec leur abonnement.

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Cliquez ici pour visionner l'article sur les abonnements disponible pour vos clients dans la base de connaissances.

 

Atteindre le nombre maximal d'activités par abonnement

Y a-t-il une limite au nombre d'activités que les clients peuvent utiliser avec leur abonnement? Une fois que le nombre maximum est atteint (si établit), ils ne pourront plus s'inscrire à des activités supplémentaires en utilisant le même abonnement.

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  • S'il existe d'autres abonnements éligibles, le client sera invité à choisir un nouvel abonnement lorsqu'il tentera de s'inscrire à l'activité; ou
  • Si aucun autre abonnement éligible n'existe, le nom du client sera grisé lorsqu'il tentera de s'inscrire.

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NOTE: Lorsque les administrateurs achetent un abonnement de la part d'un client, ils ne verront pas ce limite car les restrictions ne leur sont pas applicables dans la boutique. 

 

3. Facturation d'abonnement

Les abonnements suivent un cycle mensuel basé sur la date d'achat ou sur le Jour de Facturation. Dans certain cas, le cycle de facturation est basé sur la date d'effet (entrée en vigueur) de l'abonnement.

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Date d'achat: Si aucun Jour de facturation n'est planifié, chaque client est facturé de manière récurrente le même jour du mois de l'achat de l'abonnement. Chaque facture couvre la période allant jusqu'à la prochaine facture.

Scénario: Achat d'un abonnement le 15 mai avec aucun Jour de facturation défini.

Jour de facturation: Aucun

Date d'achat: le 15 mai (cela devient la date de facturation mensuelle)

  • Le 15 mai (à la caisse), le client paie pour couvrir la période du 15 mai au 14 juin.
  • Le 15 juin, le client est facturé pour couvrir la période du 15 juin au 14 juillet.
  • Le 15 juillet, le client est facturé pour couvrir la période du 15 juillet au 14 août.

 

Jour de facturation: Lorsque spécifié, tous les clients avec l'abonnement sont facturés de manière récurrente le même jour chaque mois, quelle que soit la date d'achat. Chaque facture récurrente couvre la période du 1er à la fin du mois à venir. Les abonnements avec un Jour de facturation sont facturés un mois à l'avance.

Scénario: Achat d'un abonnement le 15 mai avec un Jour de facturation défini.

Jour de facturation: le 25

Date d'achat: le 15 mai

  • Le 15 mai (à la caisse), le client paie pour couvrir la période du 1e au 31 mai.
  • Le 25 mai, le client est facturé pour couvrir la période du 1e au 30 juin.
  • Le 25 juin, le client est facturé pour couvrir la période du 1e au 31 juillet.

Lorsqu'un abonnement est acheté après le Jour de facturation du mois, les clients sont facturés pour deux mois d'abonnement à la caisse. Une charge couvre le mois d'achat en cours et la deuxième facturation couvre le mois à venir, car il s'agit de ce qui aurait été facturé le Jour de facturation manqué. Cela est nécessaire car les abonnements avec un Jour de facturation sont facturés un mois à l'avance.

Scénario: Achat d'un abonnement le 15 mai après le Jour de facturation.

Jour de facturation: le 10

Date d'achat: le 15 mai

  • Le 15 mai (à la caisse), le client paie pour couvrir la période du 1e au 31 mai. 
  • De plus, il paie pour couvrir la période du 1e au 30 juin. Il paie pour deux périodes d'abonnement. L'un pour le mois courant et l'autre pour le mois à venir. 
  • Le 10 juin, le client est facturé pour couvrir la période du 1e au 31 juillet.

 

Date d'entrée en effet: La date à laquelle un abonnement devient actif et peut être utilisé pour s'inscrire à des activités. Un client peut acheter un abonnement avant sa date d'entrée en effet. Dans ce cas, lorsqu'aucun Jour de facturation n'est spécifié, la date d'effet devient la date de facturation mensuelle.

Scénario: Achat d'un abonnement le 10 mai, avant que l'abonnement entre en vigueur.

Jour de facturation: Aucun

Date d'effet: le 15 juillet (cela devient la date de facturation mensuelle)

Date d'achat: le 10 mai

  • Le 10 mai (à la caisse), le client paie pour couvrir la période du 15 juillet au 14 août.
  • En juin, aucun facture se créer.
  • En juillet, aucun facture se créer.
  • Le 15 août, le client est facturé pour couvrir la période du 15 août au 14 septembre.

 

Lorsqu'un jour de facturation  et / ou un date d'effet est spécifié, nous vous recommandons d'utiliser le prorata pour vos abonnements au moment de payer pour que les clients soient chargés un prix reflettant les occurrences restantes dans le mois.

 

Facturation récurrente dans le compte du client

La facturation mensuelle des abonnements est automatisée. Les paiements sont automatisés pour les clients qui autorisent votre organisation à débiter leur carte de crédit. Les clients peuvent accéder à leurs factures dans leur compte utilisateur.

Voici un aperçu de la facturation récurrente d'un compte client par un administrateur:

Scénario: Achat d'un abonnement de 60$ le 18 février.

Jour de Facturation: Aucun

Date d'effet: Aucun

Date d'achat: le 18 février (cela devient la date de facturation mensuelle) 

Prorata: Aucun

  • Le 18 février (à la caisse), le client enregistre sa carte avec autorisation. Il paie pour couvrir la période du 18 février au 17 mars.
  • Le 18 mars, le client est facturé pour couvrir la période du 18 mars au 17 avril.
  • La carte de crédit du client est automatiquement débitée et le solde est ramené à 0 $.
  • Cliquez sur la facture et / ou le paiement applicable pour afficher ses détails.
  • NOTE: Si aucune carte de crédit n’est enregistrée, vous devez faire un suivi auprès du client pour le paiement. Autorisez les clients à payer leur solde en ligne via le sous-onglet Compte > Paiements.
  • Un administrateur ne peut pas modifier le numéro de carte de crédit d'un client pour un paiement d'abonnement. Seuls les clients peuvent changer leur carte de crédit pour les abonnements.

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Lorsque le client a un crédit sur son compte, celui-ci est pris en compte avant le traitement du paiement mensuel automatique. Par exemple, si le montant récurrent de l'abonnement est de 100$ et que le compte comporte un crédit de 30$, seul un paiement de 70$ sera traité. NOTE: Vous devez conciliez manuellement le montant du crédit avec la facture d'abonnement récurrente lorsque celle-ci a lieu.  

 

Prorata

Plutôt que de facturer intégralement un abonnement, les entreprises peuvent calculer le prix au pro rata pour refléter le nombre d'occurrences qui restent dans le cycle de facturation. Si un client achète uniquement l'abonnement, le prix sera calculé au prorata du nombre de jours restant dans le cycle de facturation. Si un client achète un abonnement avec une activité, le prix sera calculé au prorata du nombre d'occurrences d'activité restantes dans le cycle de facturation. 

Nous vous recommandons d'activer l'option au pro rata si:

  • un abonnement peut être acheter avant sa date d'effet.
  • un abonnement a un Jour de facturation spécifié.
  • un abonnement a une date d'expiration.

Si vous ne le calculez pas au prorata, le coût total de l'abonnement sera facturé aux clients, peut-importe la date d'achat, les sessions manquées ou la date d'expiration. 

Cliquez ici pour savoir comment le prorata influe sur les prix des abonnements à la caisse et à l'expiration.

 

Rabais sur les abonnements

Tout les rabais (sauf Affiliation requise) peuvent être appliquées aux abonnements au moment du paiement. La plupart des rabais continueront à être appliqués aux factures mensuelles tant que les critères de rabais sont toujours respectés lors de la date de facturation récurrente.

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Points importants lors des rabais sur les abonnements:

  • Les rabais sont calculées en utilisant le prix de base de l'abonnement. Si l'abonnement est calculée au prorata, elle est calculée au prorata après les rabais
  • Si un client achète deux abonnements et devient éligible pour un rabais multi-personne ou combo, le rabais ne sera pas appliqué lors de la facturation récurrente à moins que les deux abonnements partagent le même jour de facturation
  • Si les exigences en matière de rabais ne sont plus rencontrées (par exemple, un article a été annulé de la facture d'origine), aucun rabais ne sera appliqué à la date de facturation récurrente. Si un client achète un abonnement pour lui-même ou un membre du compte et est à nouveau éligible, le rabais sera appliqué à la prochaine facture récurrente.
  • Lors de l'application d'un nouveeau rabais à un abonnement existant, tous les abonnés nouveaux et existants bénéficient de ses avantages (si les critères sont remplis). Si vous ne souhaitez pas que les abonnés existants bénéficient d'un nouveau rabais, appliquez-le à un nouveau plan d'abonnement.

 

4. Annuler un abonnement

Les abonnements peuvent être annulés par l'administrateur ou le client. Les abonnements expirés ou annulés suppriment le client des activités auxquelles il était abonné. Aucune autre facture n'est générée lorsqu'un abonnement est résilié.

Sauf si un administrateur annule un abonnement à partir de la facture, les abonnements annulés ou expirés sont résiliés un jour avant la date de facturation suivante.

 

Annulation par un administrateur

Un administrateur peut annuler un abonnement dans le compte d'un client à partir de l'onglet Achats ou la dernière facture d'abonnement applicable. Veuillez lire attentivement car les résultats diffèrent entre les méthodes d'annulation.

À partir de l'onglet Achats: Dans le compte du client, consultez et / ou annulez l'abonnement d'un participant dans le compte client via le sous-onglet Achats, sous la section Affiliations actives.

Chaque abonnement indique la date de facturation à venir, la date d'expiration (si configurée) ainsi que la date à laquelle l'abonnement expire (si défini).

  • Recherchez l'abonnement sous le nom du participant.
  • Cliquez sur Annuler l'abonnement et choisissez le mois d'annulation. Si vous annulez après le mois de juin, la dernière facture sera générée en mai.
  • Si un Jour de facturation est défini, le client y a accès jusqu'à la fin du mois de résiliation.
  • Si la date d'achat est la date de facturation mensuelle, le client y a accès jusqu'à 1 jour avant la date de facturation dans le mois de la résiliation.
  • Une notification est envoyée au responsable du compte.
  • NOTE: Une fois appliqué, vous ne pouvez pas supprimer la date d'annulation. Vous ne pouvez modifier la date que si la nouvelle date à laquelle vous souhaitex la remplacer est antérieure à celle que vous avec initialement indiquée . Si vous indiquez une annulation par erreur, vous devez attendre l'expiration de l'abonnement, puis la racheter pour le client par après.
  • Un enregistrement de l'abonnement expiré / résilié reste dans l'onglet Achats du client.

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À partir de la dernière facture d'abonnement: Cette méthode est réservée lorsqu'un abonnement a été acheté par erreur.

  • Trouver la dernière facture d'abonnement applicable et cliquez sur Annuler.
  • Créditer la facture et rembourser le client (si nécessaire).
  • L'annulation de la facture supprime complètement l'abonnement du fichier du client. Le client perd immédiatement tous les privilèges de l'abonnement.
  • Une notification est envoyée au responsable du compte.
  • Le seul enregistrement de l'abonnement sera les factures dans l'onglet Facturation du client. Aucun enregistrement ne sera visible dans l'onglet Achats, ni dans le sous-onglet Affiliations > Abonnements.

 

Annulation par un client

Les clients peuvent annuler un abonnement via l’onglet Achats de leur compte utilisateur.

  • Ils peuvent annuler immédiatement, ou
  • Être tenu de soumettre une demande d'annulation d'abonnement. Une notification est envoyée à l'administrateur qui doit confirmer la demande et spécifier la date de facturation finale pour que l'annulation soit finalisée.

Si un client annule immédiatement son abonnement, aucun frais supplémentaire ne sera engagé et l'abonnement sera annulé 1 jour avant la date de facturation suivante.

Lorsqu'un client demande de mettre fin à l'abonnement, l'administrateur verra une icône apparaître pour confirmer l'annulation, ainsi que la date à laquelle le client a envoyé la demande. Lorsque vous choisissez de résilier l'abonnement, il sera annulé 1 jour avant le prochain date de facturation et aucune autre facture ne sera émise.

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Notifications d'annulation

Les notifications sont envoyées au responsable du compte et à l'adresse courriel du contact principal de votre organisation (dans le sous-onglet Compte > Informations principales).

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Un courriel est envoyé à l'administrateur lorsque:

  • Un client annule son abonnement;
  • Un client demande de mettre fin à l'abonnement;
  • Une carte de crédit est sur le point d'expirer;
  • Un paiement automatique provenant d'une carte de crédit sauvegardée a échoué.

Un courriel est envoyé au responsable du compte lorque:

  • Un administrateur annule son abonnement;
  • Un administrateur accepte la demande d'annulation d'un client et annule;
  • Une carte de crédit sauvegardée est sur le point d'expirer;
  • Un paiement automatique provenant d'une carte de crédit sauvegardée a échoué.

 

Si vous souhaitez partager vos commentaires, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse product@amilia.com.

 

 

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