Contrats de location

Créez des grilles tarifaires et des contrats afin de louer vos plateaux!

Utiliser le module de Locations est un excellent moyen de générer des revenus supplémentaires et de maximiser les espaces non-utilisés de votre organisation. Ce module vous donne la possibilité de:

  • Créer des contrats sur mesure;
  • Réserver des périodes de locations dans le calendrier;
  • Créer des grilles tarifaires en fonction des saisons;
  • Ajouter des frais additionnels;
  • Ajouter des services supplémentaires (Ex.: Équipement, ménage, traiteur, etc.);
  • Envoyer vos contrats par courriel; et
  • Facturer automatiquement vos clients.

Un contrat de location vous permet d'envoyer les détails de la location à vos clients. Ces derniers pourront accepter les termes du contrat directement ou vous faire part de leurs commentaires. Une fois le contrat approuvé, une facture sera créée automatiquement dans le compte du client.

Il est toujours possible de réserver un ou des plateaux sans créer de contrat. Cliquez ici pour en savoir plus sur la réservation de plateaux avec (ou sans) facture.

 

Avant de commencer

  • Assurez-vous que vos plateaux soient créés dans le module Plateaux.
  • Liez vos plateaux à vos activités pour connaître les disponibilités précises.

 

Comment ça fonctionne?

  1. Créer vos grilles tarifaires.
  2. Créer un gabarit de contrats de location.
  3. Créer vos extras (si applicable).
  4. Créer un contrat de location.
  5. Envoyer le contrat pour l'approbation.
  6. Modifier ou annuler le contrat.

 

1. Créer vos grilles tarifaires

Une grille tarifaire est un ensemble de périodes tarifaires, que vous reliez par la suite à vos contrats de location et / ou à vos réservations de plateaux avec facture. Vous pouvez louer vos plateaux à l'heure, à la journée ou à un frais fixe.

Une période tarifaire vous permet de personnaliser le prix par heure (ou frais fixe) d'une réservation en fonction de la plage horaire. Créez vos périodes tarifaires en fonction de l'offre et de la demande ou d'autres critères de votre choix.

 Ex: J'ai créé une grille tarifaire de ma salle récréative. Je charge la location à l'heure. J'ai créé des périodes tarifaires pour spécifier le montant facturé pendant des périodes définies.

Il n'y a pas de maximum pour la création de vos grilles tarifaires.

 

Comment créer une grille tarifaire

À partir du sous-onglet Locations > Grilles Tarifaires:

  • Cliquez sur le bouton +Nouvelle grille tarifaire;
  • Entrez le Nom de la nouvelle grille;
  • Choisissez le Type de tarification parmi les 3 choix suivants: à l'heure, au jour ou par tarif fixe;
  • Indiquez l'application des taxes désirées et cliquez sur Sauvegarder.

grille_tarifaire.png

 

Comment créer une période tarifaire

Une fois la grille tarifaire créée, vous pouvez ajouter votre/vos période(s) tarifaire(s).

  • Nommez votre période tarifaire (ex.: Été, Soirée, Automne, etc.).
  • Définissez la date de début. Une période tarifaire se termine lorsqu'une nouvelle commence.
  • Spécifiez le Prix de base par heure et cliquez sur Créer la période tarifaire.
  • Personnalisez (outrepassez) votre prix de base horaire par jour et par heure de la semaine.

montage_1.png

 

Gérer les grilles et les périodes tarifaires

Accédez et filtrez la liste de vos grilles tarifaires via la section Locations > Grilles Tarifaires.

  • Archivez une grille tarifaire lorsqu'elle n'est plus utile.
  • Dupliquez une grille tarifaire si nécessaire.
  • Modifiez une grille tarifaire en la sélectionnant.
  • Modifiez ou ajoutez une période tarifaire dans une grille tarifaire.

montage_2.png

 

 

2. Créer un gabarit de contrat de location

Les contrats sont générés à l'aide d'un gabarit de contrat. Amilia fournit un modèle générique que vous pouvez modifier en fonction de votre organisation.

Via le sous-onglet Locations > Gabarits:

  • Téléchargez l'exemple de gabarit.
  • Votre logo et vos coordonnées seront automatiquement intégrés au gabarit.
  • Vous pouvez ajouter vos conditions légales à la page 3 du gabarit.
  • Nommez et enregistrez votre gabarit sur votre ordinateur.
  • Téléchargez votre modèle enregistré en cliquant sur Choisir un fichier et choisissez la langue.
  • Sauvegardez.

Gabarit.png

 

Personnalisation avancée (Optionnel)

Vous pouvez modifier l'endroit où les informations sont importées sur votre gabarit de contrat en ajoutant des espaces réservés et des balises dans Word:

word.png

  • Téléchargez l'exemple de gabarit.
  • Cliquez sur Fichier>Options>Personnaliser le ruban et cochez la case Développeur.
  • Appuyez sur Ok. Un nouvel onglet Développeur est maintenant disponible dans la barre d'outils supérieure.
  • Cliquez sur Mode Création pour voir les balises à côté des espaces réservés.
  • Écrivez votre texte, surlignez le et cliquez sur le bouton de contrôle du contenu de texte enrichi (Aa) dans la barre d'outils.
  • Surlignez votre texte à nouveau, cliquez sur Propriétés et assurez-vous que vos balises correspondent aux balises de contrôle autorisées (listez ci-dessous).

gabarit_fucked_up.png

 

3. Créer vos Extras

Un extra est un item ou service que vous pouvez ajouter à vos contrats de location et est destiné aux organisations qui offrent des services ou du matériel supplémentaire lors de la location d'un plateau (ex: équipement, du personnel, un service de ménage ou de traiteur, etc.). C'est une bonne occasion d'augmenter les ventes de l'organisation en offrant des produits connexes!

Les extras sont seulement inclus dans les locations par contrats.

Via le sous-onglet Locations > Extras.

  • Cliquez sur le bouton +Nouvel extra.
  • Indiquez le Nom de votre extra et assignez-y un prix, un poste de comptabilité et des taxes.
  • Sauvegarder.
  • Les extras peuvent être modifiés ou archivés. Créez-en autant que nécessaire!
  • NOTE: La modification d'extras n'affectera pas les extras dans les contrats existants (approuvé ou non).

Extras.png

  

4. Créer un contrat de location

Une fois vos plateaux (incluant les disponibilités), vos grilles tarifaires, vos extras et vos gabarits de contrat prêts, vous pouvez commencer à créer les contrats de location de vos plateaux.

Voici le 3 étapes à suivre pour créer un contrat officiel:

a) Assignez le contrat à un client;

b) Réservez votre plateau pour le contrat; et

C) Ajoutez des extras et des frais supplémentaires au contrat.

 

Assignez le contrat

Via le sous-onglet Locations > Contrats:

  • Cliquez sur + Nouveau contrat
  • État actuel: À partir du moment où vous construisez votre contrat jusqu'au moment où il est approuvé, l'état passe de brouillon, à approbation à approuvé.
  • Le numéro de contrat est automatiquement généré. Il peut être modifié.
  • Par besoin d'identification, nommez clairement votre contrat.
  • Choisissez votre gabarit.
  • Sélectionnez le client auquel le contrat est désigné. S'ils n'ont pas de compte, vous pourrez ajouter un nouveau client.
  • Sauvegardez.
  • Remarquez que les plateaux, les extras, les frais supplémentaires et la section de notes apparaîtront, de plus que le panneau de contrôle où vous pourrez gérer l'état du contrat.

Info_generale_contrat.png

NOTE: Vous pouvez modifier un contrat jusqu'à ce qu'il soit approuvé par le client.

 

Réserver un plateau

Rappelez-vous, vous devez d'abord avoir créé vos plateaux afin de pouvoir créer un contrat de location.

À partir du contrat:

  • Cliquez sur le bouton +Réserver un plateau et choisissez un plateau existant.
  • L'horaire du plateau apparaîtra.
  • Cliquez sur +Nouvelle réservation; ou
  • Parcourez le calendrier pour connaître la date et l'heure souhaitées, puis cliquez et faites glisser votre souris à l'endroit où vous souhaitez réserver.

Plateaux_montage.png

 

Une nouvelle fenêtre de réservation contenant plusieurs onglets ouvrira:

  • L'onglet horaire: Assurez-vous que les plateaux, la récurrence, la date et l'heure de début/fin de la réservation de votre contrat soient correctement définies.
  • L'onglet tarification: Choisissez le gabarit de tarification que vous souhaitez appliquer au contrat de location.
  • L'onglet conflit: Vous verrez une icône conflict_icon.png pour vous aviser des conflits d'horaire (s'il y en a). Les activités et / ou les réservations causant le conflit apparaîtront. Cliquez sur l'icône activity_direct_icon.png pour sauter à la page de configuration des activités en conflits si des changements ont besoin d'être appliqués.
  • Sauvegarder votre nouvelle réservation. Vous la verrez apparaître dans le calendrier du plateau.

Montage_3.png

  • Défilez vers le haut et cliquez sur <-Retourner au contrat pour retourner à la fenêtre de configuration du contrat. Votre plateau et le prix calculé seront affichés dans le tableau des Plateaux.
  • Si nécessaire, vous pouvez manuellement modifier le prix de la réservation en cliquant sur la case de prix.

Plateaux.png

 

Quoi faire s'il y a des conflits d'horaire?

Les administrateurs peuvent réserver un plateau même s'il y a conflit. Cependant, si vous voulez faire des changements à des activités existantes ou des réservations pour qu'il n'y ait plus aucun conflit, rappelez-vous:

  • Si une activité cause un conflit, vous pouvez modifier l'occurrence d'activité conflictuelle. Cliquez ici pour en savoir plus.
  • Si un autre contrat de réservation cause un conflit, trouvez le plateau et la réservation via le sous-onglet Plateaux > Calendrier. Vous pouvez éditez une occurrence si nécessaire. Vous pouvez également trouver le contrat via le sous-onglet Locations > Contrats et supprimer la réservation du plateau. Créez-en une nouvelle pour ce contrat. Il est impossible de modifier un contrat approuvé.
  • S'il s'agit d'une réservation de plateau sans contrat (avec ou sans facture) qui cause le conflit, modifiez la réservation et les occurrences via le sous-onglet Plateaux > Calendrier.

 

Ajouter des extras et des frais supplémentaires

Si vos extras ont été créés, vous pouvez les ajouter au contrat.

À partir du contrat:

  • +Ajouter un extra en cliquant sur le bouton et en choisissant l'extra désiré.
  • Vous pouvez modifier la Quantité et le Prix en cliquant à l'intérieur de la case respective. Ceci affecte seulement l'extra dans le contrat.
  • Vous pouvez ajouter et retirer des extras jusqu'à ce que le contrat soit approuvé.

frais_sup.png

 

Les frais supplémentaires (item de facture personnalisé) sont créé via le sous-onglet Compte>Facture.

  • Choisissez un frais supplémentaire existant à partir du menu déroulant. Cliquez ici pour plus d'information sur la création d'items de facture personnalisés.
  • Déterminez le prix et les taxes en cliquant dans la case. Des modifications peuvent être apportées jusqu'à l'approbation du contrat.

Frais_sup.png

 

N'hésitez pas à ajouter des notes au contrat qui figureront sur le contrat officiel. Si vous souhaitez ajouter des notes privées (non visibles pour le client), vous pouvez le faire dans les notes de l'administrateur.

Votre contrat est maintenant prêt à être envoyé à votre client pour l'approbation!

 

5. Envoyer le contrat pour l'approbation

Avant qu'un contrat soit facturé, il doit être approuvé par le client. Vous changerez l'état du contrat dans le panneau de contrôle.

Via le sous-onglet Locations > Contrats, cliquez sur le contrat:

  • Par défaut, l'état actuel d'un contrat est défini sur brouillon.
  • Cliquez sur la case 'changer à en attente d'approbation'.
  • L'état changera alors pour en attente d'approbation.
  • Vous pouvez télécharger le contrat (pour l'imprimer) ou l'envoyer par courriel à votre client.
  • Si nécessaire, vous pouvez voir l'historique de la création du contrat en cliquant sur afficher le journal.
  • Lorsque le client vous donne la permission d'approuver le contrat, cliquez sur le bouton changer à approuvé. Vous serez incapable d'appouver le contrat s'il n'y a pas de plateau ni de gabarit assignés au contrat.
  • Approuvez et facturez.

Brouillon_en_attente_approuv_.png

  • Une facture sera créée automatiquement.
  • Cliquez sur le numéro de la facture pour voir la facture dans le compte du client.
  • La facture sera envoyée par courriel au client. Il peut aussi y accéder via son compte utilisateur.
  • NOTE: Les frais de revenus Amilia ne dépasseront pas 10$ par contrat de location.

facture.png

 

6. Modifier ou annuler un contrat

Un contrat peut être modifier lorsqu'il est à l'état brouillon. Si l'état est en attente  d'approbation, vous pouvez simplement rechanger l'état pour brouillon afin de faire les changements.

À l'état brouillon, vous pouvez modifier:

  • Le numéro du contrat, le nom, le gabarit et le client assigné au contrat; et
  • Les plateaux assignés, les extras, les frais supplémentaires et les notes.

Il est important de noter qu'à n'importe quel moment (incluant quand un contrat est approuvé), vous pouvez modifier l'occurrence individuelle d'un plateau. (Ex: Si un plateau a été réservé un lundi pour les 3 prochaines semaines,  vous pouvez changer l'horaire d'une occurrence en particulier, sans affecter les 2 autres occurrences.)

2019-07-08_15-24-44_FR.png

Via le sous-onglet Plateaux > Calendrier:

  • Choisissez un plateau et cliquez sur l'occurrence applicable pour votre contrat.
  • Dans cet exemple, vous pouvez modifier les deux occurrences le lundi 25 mai.
  • Modifiez l'événement choisi afin de faire les changements à l'horaire pour l'occurrence. Si d'autres occurrences existent pour cette réservation, vous devrez répéter le processus pour chacune d'entre elles.
  • Configurez la nouvelle date et / ou le temps.
  • Sauvegardez. Les changements seront envoyés directement au client par courriel.

 

Annuler un contrat

Puisqu'un contrat de location crée une facture, les contrats approuvés doivent être cancellés via le compte du client.

Pour trouver un contrat en particulier vous pouvez:

  • Via le sous-onglet Locations > Contrats, cliquer sur le # de facture dans le contrat; ou
  • Via le sous-onglet Plateaux > Calendrier, cliquer sur le contrat de réservation et choisir Annuler la facture pour supprimer cet événement.
  • Procéder à l'annulation de la réservation dans la facture, comme pour n'importe quel autre achat.
  • Archiver un contrat approuvé dans le sous-onglet Locations > Contrats.

Les contrats approuvés ou en attente d'approbation doivent être archivés s'ils ne sont plus pertinents. Le seul moment ou vous pouvez supprimer un contrat, c'est lorsqu'il est au stade de brouillon.

 

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