Gérer les entrées et les sorties de vos clients

 

Pour faciliter l'utilisation de la module Gestion d'accès, nous encourageons vos clients à télécharger l'application Amilia pour un accès rapide à leur numéro Amilia, qui sert à identifier chaque participant.

Dans le cas des affiliations, les clients peuvent choisir d'utiliser une carte de membre imprimée. Si votre client ne dispose pas d'une carte de membre physique ni l'application Amilia, les administrateurs peuvent entrer le numéro Amilia manuellement.

Tout d’abord, créez votre (vos) contrôle (s) d’accès. Une fois créé(s), plusieurs actions seront disponibles:

  • Kiosque: Accordez l'entrée à vos plateaux. Un scanneur est requis.
  • Suivi d'accès: Suivez les entrées et les sorties, surveiller les soldes des clients, effectuer le suivi des départs d'enfants et mettre à jour les listes de présences. Un scanneur est optionnel.
  • Vue d'ensemble: Fournit un résumé rapide des participants inscrits qui sont arrivés et qui sont partis à la fin d'une activité.

Chaque action offre une façon unique de gérer les accès à vos plateaux. Cliquez ci-dessous pour en savoir plus sur l'action qui convient le mieux à vos besoins.

 

Comment ça fonctionne

1. Le Kiosque

2. Suivi d'accès

3. Vue d'ensemble

4. Consulter les rapports et les listes de présences

 

1. Le Kiosque

Le kiosque est un écran destiné aux clients et conçu pour les centres sportifs. Les organisations peuvent configurer un scanneur sans surveillance où les clients numérisent simplement leur numéro Amilia de leur carte de membre virtuelle ou physique et voient sur l'écran du kiosque si l'accès est accordé ou refusé.

kiosk_flow_NOUVEAU_1_FR.png

Configuration

Pour activer le kiosque, configurer votre contrôle d'accès de la manière suivante:

  • Ajoutez des affiliations et / ou des activités.
  • Bloquer l'accès aux participants avec un solde ou des participants bloqués par l'administrateur.
  • NOTE: Le kiosque enregistre une liste de tous ceux qui ont numérisé leur numéro Amilia. Il n'effectue pas la fonction d'enregistrement d'entrée et de sortie ni suivre le responsable de cueillette de l'enfant. 

CONFIGURER_FR.png

Outre votre scanneur 2D, vous devez configurer un ordinateur et un écran pour mettre à la disposition de vos clients. Cliquez ici pour consulter la liste des scanneurs recommandés.

Lorsque vous êtes prêt à surveiller les entrées, cliquez sur Kiosque dans la sous-section Actions et placez votre curseur dans le champ "Scannez votre identifiant Amilia".

kiosque.png

 

 

À quoi s'attendre (statut d'accès)

Lors de la numérisation de l'identifiant Amilia, le nom du participant, leur photo (le cas échéant), la date d'expiration de l'affiliation (le cas échéant) et le statut d'accès apparaissent sur l'écran du kiosque.

accesssss.png

  • Accès autorisé: Un crochet vert apparaît, permettant aux clients d'entrer dans votre établissement. Les clients doivent avoir une affiliation active requise et/ ou être inscrits à une activité applicable.
  • Accès refusé: Un X rouge apparaît sur l'écran. Les raisons du refus d'accès varient selon que le client a un solde impayé, a été bloqué par l'administrateur ou ne répond pas aux exigences d'affiliation/activité.  L'intervention de l'administrateur est requise pour que l'accès soit autorisé. 
  • Ce code n'existe pas: Un point d'exclamation apparaît lorsqu'un identifiant Amilia non valide est scanné. Une intervention d'un administrateur sera nécessaire. Si l'identifiant Amilia est valide, essayer de numériser la carte de nouveau. 

NOTE: Quitter l'écran du kiosque vous déconnecte d'Amilia. Cette mesure a été mise en place pour empêcher vos clients d'accéder au système. C'est pour cette raison que nous conseillons d'héberger le kiosque sur un terminal séparé. 

L'administrateur (à partir d'un autre ordinateur) peut afficher et gérer le journal des accès en cliquant sur le module Gestion d'accès et en sélectionnant l'action Suivi d'accès.

 

2. Suivi d'accès

Le sous-onglet Suivi d'accès convient à tout type d'organisation et constitue l’écran principal utilisé pour afficher tous les détails des entrées / sorties, des soldes et des détails sur les activités et affiliations dans le compte du participant. Les administrateurs sont présents à la réception et peuvent utiliser un scanneur, leur clavier et leur souris pour saisir les numéros Amilia lorsque les clients arrivent sur les lieux.

 

Suivi_d_acces_flow_test_FR.png

 

Configuration

Le sous-onglet Suivi d'accès est disponible pour tous les contrôles que vous créez. Configurez vos contrôles de la manière suivante:

  • Ajoutez des affiliations et / ou des activités à votre contrôle.
  • Bloquer l'accès aux participants avec un solde ou des participants bloqués par l'administrateur.
  • Vous pouvez enregister la Sortie des participants à leur sortie du plateau.
  • Vous pouvez surveiller le responsable qui vient chercher l'enfant à la sortie. L'option Sortie doit être aussi activée.
  • NOTE: Lorsqu'un contrôle est lié seulement à une affiliation, vous n'aurez pas accès aux entrées ni aux sorties ainsi qu'au module de responsables. Seules la date et l'heure du saisi du numéro Amilia apparaîtront dans le journal de Suivi d'accès. 

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Vous pouvez utiliser un scanneur 2D ou simplement votre clavier et votre souris. Un terminal séparé n'est pas nécessaire, car les participants devront faire face à l'administrateur chargé de numériser ou de saisir le numéro Amilia du client dans le système.

 

Utilisation de l'interface de Suivi d'accès

Cliquez sur l'action Suivi d'accès pour surveiller spécifiquement l'accès à vos locaux pour ce contrôle. Un enregistrement de chaque entrée effectuez pour ce contrôle via Suivi d'accès, Vue d'ensemble et le Kiosque apparaîtra dans ce sous-onglet. C'est l'interface principale utilisée pour gérer les accès et générer des rapports.

MOntage.png

  • Par défaut, seulement les entrées de la journée actuelle sont affichées. Pour voir les entrées des journées précédentes, changez la date de début ou ajouter un filtre.
  • Cliquez sur Opérations pour générer les rapports d'accès.
  • Une fois le numéro Amilia est numérisée ou saisi, l’enregistrement d’entrée apparaîtra dans le journal de Suivi d'accès.
  • Cliquez sur le nom du participant pour vous diriger vers leur compte dans l'onglet Clients.

 

Comment le module d'entrée et de sortie fonctionne

Cliquez sur Chercher pour effectuer une recherche par nom ou par courriel. Cliquer une fois votre curseur dans le champ de recherche avant de numériser ou de saisir un numéro Amilia:

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Suivre les accès avec un contrôle comprenant uniquement les affiliations:

  • L'affiliation est valide si le participant possède la bonne affiliation.
  • Il n'y a pas d'options d'enregistrement d'entrées et de sorties pour les affiliations. Cependant, si une activité est inclue dans le contrôle, vous pouvez choisir de valider pour l'activité ou pour l'affiliation.
  • Le suivi des entrées est enregistré dans le journal de Suivi d'accès.

entree_affiliation.png

 

Suivre les entrées avec un contrôle qui inclut une activité:

  • L'entrée est validée si le participant est inscrit à une activité applicable.
  • Cliquez sur Entrée pour enregistrer la date et l'heure d'arrivée de votre participant. Consultez les entrées dans le journal de Suivi d'accès.
  • Si un participant est inscrit à plus d'une activité applicable au contrôle durant la même journée, cliquez sur Entrée pour une activité et répétez pour l'autre activité.

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  • Amilia vous alertera si un participant n'est pas inscrit à une activité requise.
  • L'entrée sera aussi enregistrée dans le journal de Suivi d'accès.

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Suivre les sorties avec un contrôle qui inclut une activité:

  • Vous devez enregistrer l'entrée d'un participant pour pouvoir enregistrer sa sortie.
  • La sortie sera enregistrée dans le journal de Suivi d'accès.

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Identifier le responsable de cueillette de l'enfant à la sortie de l'activité:

  • Vous devez enregistrer l'entrée d'un participant pour pouvoir enregistrer sa sortie.
  • Assurez-vous que les options Sortie et Responsable soient activées.
  • Lors de l'enregistrement de la sortie, une boîte répertoriant les contact principaux, secondaires et d'urgence apparaîtra. Ces contacts viennent de l'information fournie dans la sous-section contacts de la section Membres du compte dans le compte client. Vous pourrez vérifier et choisir les personnes permis à venir chercher l'enfant.
  • La sortie sera enregistrée dans le journal de Suivi d'accès.

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3. Vue d'ensemble

Le sous-onglet de Vue d'ensemble affiche les participants attendus pour une activité et peut également être utilisé pour effectuer manuellement les enregistrements d'entrées et de sorties. C'est une bonne façon de voir qui n'a pas quitter à la fin d'une activité et de s'assurer qu'aucun enfant est laissé seul sur les lieux! Un administrateur doit être présent à la réception et peut utiliser leur souris ou effectuer une recherche par nom pour changer le statut (entrée/sortie) des clients.

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Utiliser l'interface Vue d'ensemble

Les données d'entrées et de sorties sont mises à jour ici peu importe si vous travailler via l'onglet Suivi d'accès ou directement dans le sous-onglet Vue d'ensemble. C'est la solution idéale pour enregistrer les entrées et les sorties si vous n'avez pas de scanneur.

  • En attente: Affiche la liste des participants inscrits attendue le jour de l'activité.
  • Entrée: À l'arrivée du participant, trouvez son nom dans la liste En attente et cliquez sur l'icône Overview_icon.png pour migrer le client vers la colonne Entrée.
  • Sortie: Cliquez sur l'icône Overview_icon.pngdans le profil du client situé dans la colonne Entrée pour le migrer vers la colonne Sortie. Lorsque vous utilisez l'option de sécurité Responsable, vous serez redirigez vers le sous-onglet Suivi d'accès pour choisir le responsable autorisé à venir chercher l'enfant.
  • N'oubliez pas de cocher l'option Sortie et Responsable dans le contrôle d'accès afin d'activer ces fonctionnalités.
  • NOTE: L'enregistrement des entrées et des sorties fait via le Suivi d'accès mettra à jour aussi l'information dans la Vue d'ensemble.

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4. Consulter les rapports et les listes de présences

Toutes les entrées faites via le Kiosque, le Suivi d'accés et/ou la Vue d'ensemble apparaissent dans le journal de Suivi d'accès. Vous pouvez générer des rapports par contrôle via le sous-onglet Suivi d'accès.

  • À partir du contrôlé désiré, cliquez sur Suivi d'accès.
  • Spécifiez vos plages de dates.
  • En cliquant sur le menu Opérations, vous pouvez exporter les accès afin d'obtenir la liste complète des entrées pour ce contrôle au cours de la plage de dates spécifiées.
  • Vous pouvez aussi exporter le rapport de retard afin d'obtenir la liste de clients qui ont arrivés après le début d'une activité et / ou qui ont sortie après la fin de l'activité.

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L'enregistrement des entrées aux activités met à jour automatiquement la liste de présence de l'activité. Vous pouvez voir les présences via le sous-onglet Activités > Inscriptions > Activité choisie > Liste d'attente.

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