Laissez-passer

Un laissez-passer est utilisé pour s'inscrire à des activités et à des leçons privées.

 

Amilia offre la possibilité de vendre des accès aux activités à la carte et aux leçons privées sous la forme de carte de pointage, nommé laissez-passer.

 

Comment ça marche

1. Créer un laissez-passer

2. Acheter un laissez-passer

3. Utiliser un laissez-passer pour s'inscrire

4. Géstion des laissez-passer

 

1. Créer un laissez-passer

Avant tout, veuillez visiter l’onglet Activités et configurer vos activités à la carte qui permettent l’utilisation d’un laissez-passer. En choisissant l'option Laissez-passer seulement, les clients devront posséder un laissez-passer pour s'inscrire. Si cette option n'est pas sélectionnée, les clients peuvent payer le prix de l'activité à la carte ou utiliser un laissez-passer valable.

NOTE: Pour les leçons privées, vous aurez à spécifier dans la configuration de votre laissez-passer lesquelles sont éligibles.

1._configuration_FR.png

 

Configuration du laissez-passer

Voici les champs à considérer lors de la configuration d'un laissez-passer.

À partir du sous-onglet Affiliations > Laissez-passer:

  • Le nom et description sont visibles dans la boutique
  • Nombre de passages: Combien de fois peut-il être utilisé pour s'inscrire aux activités éligibles?
  • État: Choisissez si les clients peuvent l'acheter dans la section Laissez-passer de votre boutique. Si l'état est Caché, les clients seront tout de même invités à sélectionner le laissez-passer lorsqu'une activité à la carte le nécessite pour l'inscription (ex: Laissez-passer seulement).
  • Note: Apparais dans les détails du laissez-passer dans la boutique.
  • Quelles activités à la carte et / ou leçons privées sont éligibles au laissez-passer?
  • Spécifiez les modes de paiements acceptés.
  • Est-ce qu'une affiliation est requise pour l'achat du laissez-passer?

 

Date de début et date d'expiration

La date de début et celle de l'expiration affectent la validité de votre laissez-passer.

2.Effective_date_FR.png

La date de début: Détermine la date de la première occurrence d'activité à laquelle le laissez-passer est valable. Par exemple, si votre date de début est le 1er juin, il n'est donc possible de s'inscrire qu'aux occurrences d'activités qui prennent place le 1er juin. Il n'est pas possible de s'inscrire à une occurrence d'activité en mai.

  • À la date d'achat: Les clients peuvent utiliser le laissez-passer pour s'inscrire aux activités qui prennent place à partir de la date d'achat.
  • À la première utilisation: Les clients peuvent utiliser le laissez-passer pour s'inscrire aux activités qui prennent place à partir de la première utilisation, peu importe la date de l'achat. Cela signifie que si un client utilise le laissez-passer pour s'inscrire à un cours le 15 septembre, il entre en vigueur à compter de cette date. Essentiellement, le laissez-passer est valable dès la première occurrence d'activité inscrite en utilisant le laissez-passer. 
  • À une date spécifique: Les clients peuvent utiliser le laissez-passer pour s'inscrire aux activités qui prennent place à partir de la date de votre choix.

La date d'expiration: La date (à minuit) où le laissez-passer expire. Elle détermine aussi la dernière occurrence d'activité à laquelle le laissez-passer est valable. Par exemple, si la date d'expiration est le 31 août, il n'est donc pas possible de s'inscrire aux occurrences d'activités qui prennent place le 31 août ou après. Il n'est pas possible de s'inscrire à une occurrence d'activité en septembre.

  • Jamais: Les clients peuvent utiliser le laissez-passer pour s'inscrire aux activités, peu importe la date de la dernière occurrence.
  • Après une période de temps: Les clients peuvent utiliser le laissez-passer pour s'inscrire aux activités tant que la dernière occurrence prenne place en X de temps, à partir de la date de début.
  • À une date spécifique: Les clients peuvent utiliser le laissez-passer pour s'inscrire aux activités tant que la dernière occurrence prenne place au plus tard avant minuit à la date de votre choix.

 

***Très important***

Lorsque la date de début du laissez-passer est configurée à 'À la première utilisation' et que la date d'expiration se trouve à être 'Après la période de temps (X)', il est important d'être conscient des éléments suivants:

  • Lorsque le premier cours est réservé (première utilisation), le cours suivant ne peut être réservé ni plus tôt ni plus tard que la période de temps (X) spécifiée. 
  • Lorsqu'on procède à la réservation d'une 2e cours avec un laissez-passer, la période de temps (X) est verrouillée. Ainsi, vous ne pourrez pas vous inscrire à un cours qui survient plus de X temps après la première occurrence de cours. Vous ne pourrez non plus vous inscrire à un cours qui se produit plus de X temps avant la dernière occurrence de cours
  • La période temporelle s'ajuste en fonction du moment où la première et la dernière occurrence de cours ont lieu. Dans le cas où des clients annulent et réservent de nouveau, la période de temps s'ajuste en conséquence. 

 

Vous trouverez ci-dessous un scénario illustrant le cas d'un laissez-passer prenant effet à la première utilisation et ayant une période d'expiration de 6 mois:

Scénario: Un laissez-passer valable pour 6 mois est utilisé la première fois pour l'inscription à un cours qui aura lieu le 15 septembre 2019. 

Première utilisation: 15 septembre 2019

Période de temps: Les cours ont lieu au plut tôt le 15 mars 2019 et au plus tard le 15 mars 2020. 

Le laissez-passer peut être utilisé pour des cours éligibles ayant lieu 6 mois avant ou après la date de la première utilisation (15 septembre 2019). Cela signifie que, pour l'instant, le client peut réserver des cours ayant lieu entre le 15 mars 2019 et le 15 mars 2020. 

SCENARIO_1.png

 

Scénario (suite): Le même laissez-passer est utilisé pour réserver un autre cours le 1er janvier 2020.

Première utilisation: 15 septembre 2019                 Dernier cours réservé: 1er janvier 2020

Période de temps: Les cours ont lieu au plus tôt le 1er juillet et au plus tard le 15 mars 2020. 

Comme la date de première utilisation est le 15 septembre 2019, le laissez-passer peut être utilisé pour réserver des cours qui ne se déroulent pas plus de 6 mois plus tard (15 mars 2020). Le dernier cours est maintenant réservé pour le 1er janvier 2020. Ainsi, la période de temps est verrouillée afin que le laissez-passer ne puisse pas être utilisé pour réserver des cours ayant lieut avant le 1er juillet 2019. 

SCENARIO_2_FR.png

 

Scénario (suite): En utilisant le même laissez-passer, le client annule le cours du 15 septembre 2019 et s'inscrit à un nouveau cours le 1er février 2020. Cela signifie que le cours le plus tôt a maintenant lieu le 1er janvier 2020. 

Première utilisation: 1er janvier 2020                      Dernier cours réservé: 1er février 2020

Période de temps: Les cours ont lieu au plus tôt le 1er août 2019 et au plus tard le 1er juillet 2020. 

Maintenant que la date de première utilisation a changé, la période temporelle s'ajuste aux nouvelles dates. Depuis que la première utilisation a été transférée au 1er janvier 2020, le laissez-passer peut être utilisé pour réserver des cours se produisant 6 mois plus tard (jusqu'au 1er juillet 2020). Le dernier cours étant réservé pour le 1er février 2020, le laissez-passer ne peut donc être utilisé pour réserver des cours ayant lieu avant le 1er août 2019. Effectivement, la période de plus ou moins 6 mois doit être respectée.

SCENARIO_3_FR.png

 

 

2. Acheter un laissez-passer

Il y a deux façons d'acheter un laissez-passer dans votre boutique.

  • À partir de la section Laissez-passer:  Lorsqu'un laissez-passer est basculé à Visible, il devient disponible pour l'achat dans la section Laissez-passer de votre boutique en ligne.
  • À partir d'une activité à la carte: Au moment de l'inscription d'un participant, Amilia invite les clients à acheter un laissez-passer valable si les activités à la carte demandent un Laissez-passer seulement comme moyen d'inscription.

Les clients doivent acheter un laissez-passer dans la section Laissez-passer s'ils veulent l'utiliser pour des leçons privées.

 

À partir de la section Laissez-passer

Lorsque visible, les clients peuvent acheter le laissez-passer dans la section Laissez-passer de votre boutique en ligne.

  • Les clients peuvent voir la liste des activités éligibles avec le laissez-passer.
  • Les clients doivent d'abord compléter l'achat de leur laissez-passer avant de pouvoir l'utiliser pour s'inscrire à des activités à la carte et / ou des leçons privées.

3._Via_la_section_boutique_FR.png

 

À partir d'une activité à la carte

Le seul moment où un client peut acheter un laissez-passer via une activité à la carte est lorsque l'activité nécessite un laissez-passer seulement pour l'inscription.

  • Lorsqu'un participant est choisi et que l'activité à la carte nécessite un laisser-passer qu'il n'a pas, Amilia l'invite à se le procurer.
  • Les clients doivent d'abord compléter l'achat de leur laissez-passer avant de pouvoir l'utiliser pour s'inscrire à des activités à la carte et / ou des leçons privées.

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3. Utiliser un laissez-passer pour s'inscrire

Une fois le laissez-passer acheté, ce dernier devient valable à partir de la date de début que vous avez préalablement spécifiée. Les activités à la carte et les leçons privées éligibles doivent prendre place le jour de cette date ou après si le laissez-passer est utilisé pour l'inscription. Si le laissez-passer a une date d'expiration, il ne peut être utilisé pour l'inscription aux occurrences d'activités prenant place après la date d'expiration.

NOTE: Si tous les passages sur un laissez-passer ont été utilisés, les clients ne peuvent plus l'utiliser pour s'inscrire aux activités éligibles. Ils doivent en acheter un nouveau. Un laissez-passer peut être acheté plusieurs fois.

 

Inscription à la carte

Voici comment les clients utilisent un laissez-passer pour s'inscrire à une activité à la carte:

  • Après avoir choisi une activité à la carte, cliquez sur le nombre affiché sur le laissez-passer pour l'utiliser.
  • NOTE: Au lieu de payer pour l'activité, Amilia se réfère au laissez-passer du client.
  • Cliquez 'Continuer' pour s'inscrire en utilisant le laissez-passer. Un signe d'inscription réussie apparaîtra. Vous n'avez pas à passer à la caisse.
  • Un passage est déduit. Dans ce cas, 4 passages (utilisations) restent sur le laissez-passer.

Registration_Flow_FR.png

 

Inscription aux leçons privées

Voici comment les clients utilisent un laissez-passer pour s'inscrire à une leçon privée:

  • Une fois qu'un participant est sélectionné pour l'inscription, Amilia se réfère à leur laissez-passer valable(s).
  • Si un participant a plusieurs laissez-passer valables, il pourra faire défiler la page jusqu'au bas, puis sélectionner le laissez-passer qu'il veut utiliser.
  • Réserver maintenant pour finaliser l'inscription. Un passage sera déduit.

6._Private_Lesson_Registration_FLOW_FR.png

 

 

4. Gestion des laissez-passer

La gestion des laissez-passer inclut:

 

Modifier un laissez-passer

Vous pouvez modifier un laissez-passer en tout temps. Les modifications sont appliquées sur les futurs achats de laissez-passer. Les modifications n'affectent pas les clients ayant déjà acheté le laissez-passer.

À partir du sous-onglet Affiliations > Laissez-passer:

  • Changer la position de vos laissez-passer comme ils apparaissent dans votre boutique.
  • Modifier pour appliquer des modifications sur les futurs achats de laissez-passer. Les modifications n'affectent pas les clients ayant déjà acheté le laissez-passer.
  • Supprimer un laissez-passer s'il n'a jamais été acheté et s'il n'est plus nécessaire.
  • Archiver un laissez-passer s'il n'est plus nécessaire. Les clients ayant déjà acheté le laissez-passer pourront toujours utiliser leurs passages restants. Une fois archivé, aucun achat de ce laissez-passer ne pourra se faire.
  • Désarchiver un laissez-passer archivé.

7._Modifier_laissez_passer_FR.png

 

Visionner les passages restants d'un participant

Cliquez sur le nom du laissez-passer pour voir qui l'a acheté. Cliquez sur le nom du participant pour visionner le statut de son laissez-passer dans son compte client.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Achats:

  • Les laissez-passer sont visibles au bas de la liste d'achats du participant.
  • Visionnez les passages restants et les réservations du client.
  • Si vous désirez voir la facture d'un laissez-passer, cliquez sur le bouton Facture.

8.Laissez_passer_dans_dossier_FR.png

 

Annuler une inscription faite avec un laissez-passer

Lorsqu'un laissez-passer est utilisé pour l'inscription à une activité à la carte et/ou une leçon privée, vous pouvez annuler l'inscription à l'activité dans l'onglet Facturation ou dans l'onglet Achats dans le compte du client. 

NOTE: Les clients ont la possibilité d'annuler une inscription à la carte créée avec un laissez-passer si vous l'avez configurée de manière appropriée dans les paramètres d'activité.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Facturation:

  • Ouvrez les détails de la facture. Cliquez sur Annuler/rembourser articles.
  • Cochez la case devant l'article réservé avec le laissez-passer.
  • Choisissez si vous désirez remettre le passage sur le laissez-passer. Ce passage sera ajouté au total de passages restants sur le laissez-passer.
  • Il n'y a pas de crédit ni de remboursement à effectuer, car l'activité fût payée avec le laissez-passer.
  • L'activité annulée apparaîtra dans le sous-onglet Facturation du client.

9._annuler_l_inscription_FR.png

 

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Achats:

  • Défilez l'écran jusqu'aux achats du participant concerné et trouvez le laissez-passer.
  • Cliquez sur Réservations, puis Supprimer l'activité.
  • Choisissez si vous désirez remettre le passage sur le laissez-passer. En choisissant 'Retirer le passage', le passage ne sera pas ajouté au nombre de passages restants.
  • L'activité annulée apparaîtra dans le sous-onglet Facturation du dossier client.

11._Cancel_via_Purchases_FR.png

 

Annuler un laissez-passer

L'annulation d'un laissez-passer le supprime du compte client, y compris toutes les inscriptions aux activités faites avec le laissez-passer. Le client ne disposera plus du laissez-passer, qu'il lui restait des passages ou non.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Facturation:

  • Trouvez la facture qui correspond à l'achat du laissez-passer.
  • Cliquer sur Annuler/rembourser articles.
  • Créditer le montant total ou un pourcentage. Vous pouvez aussi ajouter des frais administratifs.
  • L'annulation du laissez-passer apparaîtra dans l'historique de la facturation du client, ainsi que l'annulation de toutes les inscriptions aux activités faites avec ce laissez-passer. 
  • Dans l'exemple ci-dessous, un laissez-passer fut annulé. Amilia a automatiquement annulé une activité dont l'inscription fût effectué en utilisant le laissez-passer annulé.

12._Achat_annuler_via_Facturation_FR.png

 

 

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