Guide à l'intention des commis d’inscription

Amilia permet d’inscrire les participants aux activités et de gérer les paiements, un peu comme une caisse enregistreuse. Selon les dates d’inscription mises en place par le gestionnaire de votre organisation, il est possible que pendant que vous procédez vous-même aux inscriptions (en mode administrateur), des clients puissent aussi s’inscrire en ligne. Notez que le nombre de participants inscrits est ajusté automatiquement et en temps réel.

 

Accéder à la plateforme

  • Demandez une invitation à votre administrateur. 
  • Vous recevrez un courriel contenant un lien. Cliquez sur celui-ci pour activer votre compte. 
  • Choisissez votre mot de passe.

 

Inscrire un client

  • Cliquez sur l'onglet Clients
  • Dans Comptes, utilisez la fonction de Recherche pour trouver le bon détenteur de compte, puis cliquez sur son nom pour entrer dans son dossier. SI vous vous apprêtez à inscrire un nouveau client, vous devez d'abord commencer par créer son dossier:  
    • Dans Opérations, choisissez .
    • Fournissez des renseignements au sujet du Détenteur de compte. Cette personne est l'adulte qui sera en charge du compte et qui recevra toutes les communications d'Amilia, les confirmations d'inscription et les états de comptes. Vous devriez fournir son nom, son genre et son adresse courriel. C'est tout ce dont vous avez besoin si vous vous apprêtez à faire un achat. Vous compléterez le dossier en effectuant les inscriptions.
  • Regardez les options en haut de l'écran. Vous trouverez Ajouter un achat. Cliquez sur cette fonction pour être redirigé vers la boutique. 
  • Sélectionnez la première activité à laquelle vous souhaitez inscrire quelqu'un en cliquant sur l'icône  pour voir une liste des membres de la famille présents au compte, si vous inscrivez un client existant. Cliquez sur l'icône  à gauche du nom de la personne à inscrire pour ajouter son inscription au panier. Sinon, cliquez sur  pour ajouter un nouveau membre de la famille (c'est ainsi que l'on bâtit la famille d'un nouveau client!).
  • Une fois toutes les achats de votre client ajoutés dans le panier, vous êtes prêts à cliquer sur le panier dans le coin supérieur droit de l'écran pour passer à la caisse. Attention! Les inscriptions que vous avez choisies sont réservées pendant une période limitée. Il n'y a pas de temps à perdre!  
  • Un premier écran de confirmation apparaît. C'est l'occasion parfaite de faire quelques derniers ajustements:   
    • Vérifiez le contenu du panier. Avez-vous inscrit tout le monde à toutes les activités qu'ils vous ont demandées? 
    • Les promotions sont-elles calculées correctement? 
    • Si votre organisation facture des frais de service, en tant qu'administrateur Amilia, vous avez le pouvoir de les retirer s'ils ne doivent pas s'appliquer à cet achat. Il suffit de cliquer sur le bouton
    • Avez-vous besoin d'ajouter un frais ou un crédit manuel à cette facture? L'outil nécessaire pour le faire se trouve au bas de l'écran.
    • Une fois que vous êtes satisfait du solde à payer et des achats que vous voyez, il est temps d'appuyer sur Commander
  • Vous devrez maintenant remplir (ou simplement confirmer) les formulaires d'inscription, à commencer par les données de facturation du détenteur de compte. 
  • Une fois la transaction terminée, un courriel de confirmation sera envoyé au client. 

À l'exception des options offertes aux administrateurs seulement (retirer les frais de service ou accepter des méthodes de paiement supplémentaires, par exemple), ce processus d'achat est presque identique en tous points à ce que vivent vos clients, à partir du moment où vous êtes dans la boutique. Il sera donc plus facile pour vous de les guider!

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